למה אתה צריך להתאים את דוח הנוכחות אליך ולא אתה לדוח הנוכחות?

חן בן שבת, כלכלנית ובודקת שכר מוסמכת ומייסדת בית הספר למעסיקים, משתפת אותנו במה חשוב להתמקד בדוח נוכחות וכיצד זה יחסוך לכם כסף, ומדוע חשוב להתאים את הדוח נוכחות לאופי העסק שלכם.

קמת בוקר אחד והחלטת להקים עסק. כזה שיעניק לך רווחים שישרתו את חיי הלייפסטייל שחלמת עליהם. אני בטוחה שכשגייסת את העובד הראשון שלך, היית בעננים והלכת לספר לחבר'ה. זה ריגש אותך ובטח בתוך תוכך הבטחת לעצמך שהעובדים שלך יאהבו אותך וילכו אחריך. עברו חודשים, שנים ועובדים מתחילים לתקתק לך בדלת ולהתלונן פה ושם על טעויות בשכר. ואתה קצת חסר אונים, אני מבינה אותך, הלכת לאיבוד.
גם אני הייתי מעסיקה שמ-4 עובדים גדלה ל-40 עובדים. ובוא נודה על האמת, מעסיקים לא כזה יודעים לקרוא תלוש שכר ובטח לא מבינים מה הבעיה בדוח הנוכחות. הרי זה רק שעת כניסה ושעת יציאה נכון?
אז שכרת שירותים של חשב שכר תותח ורכשת תוכנת נוכחות מהטובה ביותר. אויי! עדיין יש טעויות לפעמים ועובדים מתלוננים ואתה שואל את עצמך- למה לעזאזל זה קורה? ולמה יש לי שעות נוספות בלי שליטה ואיך קרה שהחודש הוצאות השכר שלי גדלו?  
איבדתי שליטה....

מה עושים? אפיון העסק והתאמת דוח הנוכחות

רגע, תנשום. אתה לא מוצר מדף. העסק שלך לא דומה לאף עסק אחר. העסק שלך חי ונושם אותך. את האופי שלך, את החזון שלך.  אל תעתיק מהשכנים. זה לא ילך לך. העסק שלך הוא התשוקה שלך שפתחת לבד ובנית ב-10 אצבעות שהלכו וגדלו להיות העובדים שלך כיום.
אם לא תדע לקחת את העובדים האלו שעוזרים לך להרוויח יותר כסף היום, לדאוג להם לבסיס שהם מקבלים את השכר שמגיע להם ולדאוג להם לשקיפות שלא יחשבו שעושים עליהם שטיקים. אתה לא "מעסיק פעיל" אתה "בעל עסק".
טעויות של תשלום שעות נוספות, מנוחה שבועית, בעיות של עובדים שלא מחתימים נוכחות ואפילו איבוד שליטה בהוצאות השכר בעסק, מובילים אותי לאשם העיקרי: דוח הנוכחות!!!
עכשיו תבין, מערכת הנוכחות הכי טובה שתהיה לא אשמה. מהסיבה שאתה לא כמו שום עסק אחר והיא לא יכולה להגדיר לך את המערכת כמו שאתה צריך.
המערכת צריכה להתאים לך כמו כפפה- ולשם כך אתה זה שצריך לדאוג שאפיינת אותה נכון. ולדאוג שאתה בהתקשרות עם מערכת גמישה שיודעת לספק לך שירות ואת האפיון שאתה צריך.

דוח נוכחות – הרבה יותר משעת מכניסה ויציאה

לשם המחשה, החלטתי להתמקד ב-4 מוקדים שאם תטפל בהם דרך דוח הנוכחות שלך תוכל להרוויח כסף ושקט:
> מגבלת שעת כניסה- כמה פעמים יצא לך להגיע לעבודה, המוגדרת בשעה 8:00 לדוגמא ולראות שיש עובדים שכבר אחרי הקפה ושיחת חולין עם חבריהם כשבפועל אתה עדיין בכלל לא צריך אותם? 
אתה כנראה בעד גמישות ולא מפריע לך תמיד שהעובדים מקדימים- אבל מה יקרה אם במקום עד השעה 16:00 הם יצאו מוקדם יותר כי הקדימו בבוקר וסיימו את מכסת היום- אבל מנגד, לקוחות מתקשרים בשעות פתיחת העסק ואין מענה? 
אחד מהשניים- או שתפוקת העסק בירידה או שיהיו עובדים שיישארו מעבר למכסת היום כי הקדימו אבל אז אותם עובדים מייצרים לך שעות נוספות שלא לצורך.
מגבלת שעת כניסה מאפשרת לך כמעסיק להחליט ששעת פתיחת העסק היא ב08:00 למשל וגם אם עובד מקדים השעון קולט אותו אך מערכת הנוכחות מתחילה לחשב ולספור רק החל מ-8:00. כך שאתה הוא זה ששולט על שעות הנוספות והתפוקה בעסק שלך ולא העובדים.

> נוהל שעות נוספות- מי אמר שאם עובד עבד שעות נוספות אני מחויב לשלם לו אותם? ואם הוא עבד את השעות הנוספות כי הוא רצה? אז זהו..שבדיוק בשביל זה קיים נוהל.|
אם תנהל נוהל בעסק שמגדיר כי שעות נוספות יש לבקש ולאשר מראש על ידי טופס או למשל מותר עד 5 שעות נוספות בחודש ומעבר לכך לבקש מראש אישור וכו'...
תוכל לשלוט על הוצאות שכר בתחום השעות נוספות בצורה טוטאלית ותוכל לצפות מראש את ההוצאה. בתוכנת הנוכחות, יש לבקש לאפיין כי שעות נוספות רק מנהל יכול לאשר באופן ידני.

> הפסקות- קרה לך שעובד יצא לחצי שעה הפסקה ואתה מציץ ורואה שהוא עדיין בשיחת עומק עם חברים ופשוט לא חוזר לעבוד גם כשההפסקה שלו נגמרה?
אני רואה אותך מהנהן מכאן.
אם ההפסקה היא על חשבון העובד- אז אתה אומנם מנכה לו חצי שעה אבל היתר על חשבונך, ואם ההפסקה על חשבונך- אז אני מניחה שאתה כרגע בכלל עצבני ומוטרד למה עובדים מרשים לעצמם לגלוש בזמן ההפסקה כשאתה הוגן ומשלם להם על ההפסקה אף שאתה לא בהכרח חייב. 
הפתרון שלך הוא החתמת אצבע בזמן ההפסקה- אם נושא ההפסקות הפך מטרד אצלך (יש כאלו שדוגלים בהרבה הפסקות וחשובה להם תוצאות בלבד ולא הספק עובדים לפי כמות שעות) אז החתמת שעון בזמן יציאה להפסקה הוא פתרון מעולה עבורך.
אם ההפסקה על חשבון העובד- ההוצאה הזו פשוט לא תפגע בהוצאות העסק, אם ההפסקה היא על חשבון המעסיק- אז החצי שעה תהא על חשבונך שזה ממש פייר ושאר ההפסקה תהא על חשבון העובד.

> מנוחה שבועית- מנוחה שבועית מוגדרת 36 שעות רצופות כאשר עבור עובד יהודי יום השבת חייבת להיכלל במנוחה. כאשר אתה מעסיק עובד במוצ"ש אתה צריך לוודא האם הזמן שהעובד מועסק נחשב עדיין בתוך המנוחה השבועית שלו או לא.
הרבה מעסיקים נופלים בזה מהסיבה שמאוד קשה בכל פעם להתחיל לחשב בדוח הנוכחות מתי צאת השבת והאם עברו 36 שעות או לא מסיום העסקת העובד לפני מנוחתו השבועית.
נניח עובד שהועסק ביום שישי עד שעה 14:00 ובא לעבוד במוצאי שבת בשעה 22:00 עד שעה 7:00 – האם צריך לשלם לו שעות מנוחה שבועית בתעריף 150%?
העובד סיים לעבוד ביום שישי בשעה 14:00. מדובר בעובד יהודי. 14:00 + 36 שעות = יתן לי את השעה 2:00 במוצאי השבת.
כלומר, ה-36 שעות רצופות של העובד הן עד 2:00 בלילה במוצאי השבת ולכן העובד כן הועסק בחלק מהשעות בתוך המנוחה השבועית ויש לשלם לו עבור השעות 22:00 עד 2:00 תעריף של 150% מנוחה שבועית.
ההמלצה שלי לפנות לתוכנת הנוכחות ולבקש 2 דברים: 
האחד- להכניס באופן אוטומטי את זמני כניסת שבת ויציאת השבת כך שכל עובד שמועסק בתוך זמני השבת יקבל תוספת שבת 50%.
דבר שני- לבקש שהמערכת תחשב 36 שעות מסיום המשמרת, בדוגמא שלנו 14:00 ביום שישי וכל שעת עבודה בתוך ה-36 שעות הללו יש לשלם לעובד תוספת שבת (מנוחה שבועית) 50%.

הגיע הזמן לקחת שליטה על שעות הנוכחות בעסק שלך.

אז אם אתה מרגיש שאתה רוצה להפוך להיות מעסיק פעיל ולא רק בעל עסק, כי בנינו, יש הבדל. ואתה רוצה לאפשר לך להבין בדיוק מה צריך לעשות ובכך גם להפחית עלויות בעסק או חשיפה לתביעות וביקורות שבקשר ישיר מובילים להוצאות.
אם אתה רוצה להנות מתחושה של מעסיק הוגן כלפי העובדים, מעסיק בעל מוניטין גבוה, מעסיק שהעובדים מרכלים עליו רק דברים טובים, חשוב מאוד שתאפיינו נכון את העסק שלכם ואת הדרישות שלכם מהמערכת נוכחות.
חשוב שתבחרו מערכת נוכחות חכמה וגמישה ופשוטה לתפעול כך שתיתן לכם שקט נפשי ותאפשר לכם להתעסק בדברים החשובים בעסק ותחסוך להם המון כסף, והכי חשוב תשמור עליכם מפני תביעות מיותרות.

פתרונות מתקדמים במערכת שעון נוכחות מקאנו

כפי שניתן לראות, חן מעלה מספר בעיות שיש לשים לב אליהם. בשעון נוכחות מקאנו קיימים מגוון פתרונות לבעיות שמוצגות:
> שעות נוספות והגבלת שעת כניסה – במערכת נוכחות מקאנו ניתן להגדיר מה קורה אם העובד הקדים כך שבמידה ועובד הקדים ודיווח כניסה לפני הזמן המוגדר למשמרת, הזמן לחישוב השעות יהיה רק מהשעה שהוגדרה. לדוגמה משמרת מתחילה ב- 08:00 ועובד נכנס בשעה 07:30 חישוב השעות יתבצע מהשעה 08:00 בלבד. פתרון זה קיים גם כאשר עובד יוצא יותר מאוחר, לדוגמה עובד מוגדר במשמרת עד 16:00 ויצא ב 17:00 חישוב השעות יתבצע עד השעה 16:00.

> שעות שבת – במערכת מקאנו העובד נכנס ויוצא משעות שבת באופן אוטומטי, ואין צורך לבדוק מתי נכנסה השבת ולחשב בהתאם, בנוסף ניתן להגיד לוח חגים לפי הדת של העובד.

אתם צריכים עזרה? לא יודעים כיצד להגדיר קיזוז הפסקה במערכת או כיצד ניתן להגדיר מאיזה שעת כניסה/יציאה המערכת תחשב את השעות, אנחנו אוהבים לשוחח עם הלקוחות שלנו. צוות השירות והתמיכה שלנו כאן לעזור, לחצו כאן והשאירו לנו פרטים ונחזור אליכם בהקדם.

חן בן – שבת בעלת ניסיון עשיר ומוכח כבודקת שכר, מלווה מעסיקים בהליך ביקורת של משרד העבודה, המחייב בודק שכר מוסמך, במטרה לבטל או לקבל את מינימום ההפחתה של העיצום הכספי / ההתראה המנהלית בהתאם לחוק ובהליכי בקרה פנימיים כגון: דוח תקופתי בודק שכר. מובילה מעסיקים לנהוג בהתאם לחוק בתחום השכר ולשינוי אמיתי מול העובדים. ומאמינה כי עובד טוב הינו עובד מרוצה שסומך על המעסיק שלו שעשה ככל שביכולתו בכדי שבסוף החודש ייצא עם השכר שמגיע לו.