דוח נוכחות לעובד

באוקטובר 1894, נרשם פטנט עבור שעון נוכחות עובדים לתיעוד שעות העבודה שבוצעו באמצעות כרטיס עובד.
התיעוד התבצע ברישום כניסה ויציאה באופן מכני ולא ידני כפי שהיה מקובל עד לפיתוח ההמצאה.
מאז התפתח תחום הנוכחות והפך כמעט כולו לדיגיטלי, כולל דוח הנוכחות עצמו.
למעסיקים כיום אין צורך לבצע תיעוד ידני של שעות העבודה ולקבל את כל נתוני השעות של העובדים און-ליין.
אז מה החשיבות של מילוי דוח נוכחות כהלכה? מה אומר החוק לגבי תיעוד נוכחות? ואילו פתרונות דיווח ותיעוד קיימים היום לנוחיות המעסיקים והעובדים?

חשיבות מילוי דוח נוכחות לעובד

תיעוד שעות הנוכחות של העובדים מטרתו להגן על כל הנוגעים בדבר.
הגנה על המעסיק מפני "גניבת שעות" ודיווח שקרי של עובדים ומצד שני, הורדת שעות ואי תשלום אודות ימי עבודה מצד המעסיקים כלפי העובדים.
המדינה בחרה להגן על שני הצדדים ברגע שהיא מחייבת מעסיקים להחתים עובדים ולאשר את השעות שלהם טרם חישוב השכר.
בביצוע פעולה זו, שני הצדדים מתחייבים לאמת, כלפי השעות שדווחו.

דיווח ידני או באמצעות מערכת נוכחות?

גם כיום ישנם מעסיקים (בעיקר עסקים קטנים בתחילת דרכם או עסקים וותיקים מאוד עם מספר עובדים בודד) שמדווחים נוכחות באופן ידני.
לרוב, אלה המבצעים דיווח ידני, עושים זאת בשל העובדה שכך התרגלו לעבוד או כי טרם הספיקו להטמיע אחת ולא מפני עלויות אחזקת מערכת נוכחות .
למילוי נוכחות ידני באמצעות דפים או אפילו קובץ אקסל יש לא מעט חסרונות:

• בעת דיווח ידני, לרוב יש  נטייה לעגל את השעות, גם אם לא במזיד, גם מכיוון המעסיקים וגם מכיוון העובדים ברמת הנוכחות, כל אחד לפי "הרווח" שלו.
• נגזרת של הסעיף הקודם- קבלת נתונים לא מדוייקים בסוף החודש.
• ארכיון - החוק מחייב לשמור נתוני דיווח נוכחות עד 7 שנים, לעיתים יש נטייה לא להקפיד על כך.
• חובת תיעוד הנוכחות היא על המעסיק - אם עובד לא מתעד והמעסיק לא עוקב אחרי זה, הוא יהיה בבעיה מול בית דין לעבודה במקרה של סיכסוך עבודה עם העובד.

לכן מעסיקים רבים היום גם אם יש להם רק עובד אחד, עוברים לניהול הנוכחות באמצעות מערכת לניהול נוכחות, שם דוח הנוכחות של העובד מעודכן און ליין בעת דיווח, הנתונים מדוייקים, המערכת מאפשרת שמירה ותיעוד של כל נתוני הדיווח של העובדים גם כאלה שפוטרו או התפטרו ואינם במצבת העובדים.

מה זה דוח שעות העבודה ומה צריך להופיע בו?

דוח שעות עבודה הוא מסמך המתעד את שעות נוכחות העובד במקום העבודה.
הדוח הוא חודשי וחישוב השעות נעשה באופן חודשי. 
הנתונים שיופיעו בדוח סטנדרטי : פרטיו האישיים של העובד, תאריך, יום, שעת כניסה, שעת יציאה, הפסקה (באם המעסיק מעוניין בכך), ימי מחלה, חופש, מילואים וכדומה.
יופיע סיכום השעות ברמה החודשית ושעות/ ימי חוסר.

דוח ידני להורדה

דוח נוכחות במערכת מקאנו כולל חישובי השעות

חוק דיווח נוכחות 

בישראל יש לא מעט חוקים ותקנות בנושא תעסוקה ועובדים.
חוק שעות עבודה ומנוחה, שכר מינימום, חופשה, פיטורין, העסקת נשים ובני נוער ועוד, בניהם גם חובת תיעוד ודיווח נוכחות על המעסיק.
זאת אומרת, שעל המעסיק עצמו חלה חובה לתעד ולשמור את רישום השעות של העובדים ל-7 שנים.
על העובדים להיות חתומים על דוח השעות החודשי שלהם.
במצב של סכסוך בין מעסיק לעובד וזה מגיע לבית דין לעבודה, במידה וידרש, על המעסיק להציג את דוחות אלה, ואם אין, תתקבל מילתו של העובד והעמסיק צפוי לקבל קנסות כבדים מעבר לפיצוי העובד.

פתרונות מתקדמים במערכת מקאנו

ניהול הנוכחות במערכת מקאנו מאפשר ניהול נתוני נוכחות ברמה הגבוהה ביותר.
מעבר לתיעוד הנתונים, ניתוחם ובניית הדוחות בהתאם לחוקי העבודה בישראל, המערכת מאפשרת למנהלים ולעובדים חווית שימוש טובה ונוחה.

עובדים
מנהל המערכת להגדיר הרשאות לעובדים לפי צרכי הארגון.
למדווחים באמצעות אפליקציה ודיווח אינטרנטי:

• צפייה חופשית בדוח הנוכחות הקיים ובעבר.
• דיווח אירועים כגון: ימי מחלה, חופשה, מילואים, עבודה מהבית ועוד.
• שליחת הערה בנוגע לדיווח
• קבלת תזכורת להחתמת נוכחות
• קבלת התראות 
• אישור דוח הנוכחות ונעילתו
• ועוד

מנהלים
מנהל מערכת יכול להגדיר למנהלי צוותים ואגפים באיזה מידע הם רשאים לצפות.

• צפייה בדוחות העובדים
• בנייה וייצוא דוחות בהתאמה אישית
• אישור ימי חופשה ואירועים
• הגבלת ופתיחת הרשאות לעובדים לפי צורך
• קבלת התראות כגון: איחורים, חריגה בשעות נוספות, אי דיווח נוכחות ועוד
• סנכרון עם מערכות השכר בארץ
• ועוד 

דוח נוכחות לעובד - בואו נתקדם

אז נכון, אפשר לבצע דיווח נוכחות באמצעות קובץ או דף נייר.
אך, היתרונות שיש למערכת נוכחות לטובת העסק מאפשרת למעסיקים להתפנות לניהול ופיתוח העסק במקום להתעסק בבירוקרטיה ואדמיניסטרציה מיותרת שכיום מתבצעת באופן אוטומטי באמצעות מענרכת לניהול נוכחות.
מערכת נוכחות מקאנו רואה לא רק את המעסיק, אלא גם את העובדים והצרכים שלהם.
הצורך בשקיפות, גמישות  וחווית משתמש נוחה וקלה הם אלה שמאפשרים לעובדים להתמיד במטלה פשוטה כמו דיווח נוכחות.
כשכל הצרכים שלכם ושל העובדים מלאים, נשאר רק להתחיל לעבוד!