כוחה של מערכת נוכחות חכמה בזמן מלחמה

בימים של שגרה, מערכת נוכחות חכמה היא כלי רב ערך לניהול שעות עבודה ופרודוקטיביות של עובדים. אך בזמנים של מצב ביטחוני מורכב ולא פשוט, המערכת היא כלי שיכול להקל במיוחד על ניהול המשאב האנושי. מערכת נוכחות גמישה תאפשר לכם המעסיקים להתפנות להתמודדות עם המצב הלא פשוט שהמדינה ככלל והמשק בפרט שרויים בו. אנו במערכת נוכחות מקאנו מעוניינים לסייע לכם להתמודד מול ניהול המשאב האנושי בצורה מותאמת אישית במצב חירום זה.

מעבר לעבודה מהבית 

המציאות החדשה וההנחיות של פיקוד העורף, אילצו חברות רבות ועסקים להתאים עצמם ולאפשר לעובדים לעבוד מהבית. מערכת מקאנו מאפשרת לעובדים לדווח מכל מקום, בכל רגע נתון. בנוסף, קיים כלי 'אירועים והיעדרויות', שתפקידו לתעד בדוח העובד את הימים בהם הוא עבד מהבית. תיעוד זה מספק שקיפות גם מול העובד וגם לנו כמעסיקים ומנהלים שצריכים בעתיד לקבל החלטות.

כיצד נבצע זאת במערכת?
בשלב הראשון יש לקבל החלטה אם העובד יכול לדווח נוכחות באפליקציה, ב-web או בשניהם.
לצורך כך יש להיכנס לכרטיס העובד הרלוונטי ולתת לעובד הרשאה בהתאם להחלטה:
בעץ עובדים מקליקים על העובד הרלוונטי >>הרשאות .
ובחורים את ההרשאות הרלוונטיות כגון: לדווח נוכחות באינטרנט, באפליקציה.
במידה ואתם מעוניינים לקבל מיקום החתמה מדויק, יש לסמן גם את ההרשאה "דיווח נוכחות מחייב הפעלת שירותי מיקום"

במידה ואתם מעוניינים לתת הרשאות אלו באופן גורף לכל העובדים, ניתן לבצע זאת לפי ההסבר כאן

במידה ועד היום העובדים לא דיווחו דרך האפליקציה/מחשב, יש לשלוח להם פרטי גישה.
העובדים יקבלו לנייד ולמייל את שם המשתמש שלהם במערכת (כתובת המייל שלהם שהזנתם במערכת) ואת הסיסמה לכניסה.
שימו לב שכתובת המייל של העובד והנייד שלו מוזנים בצורה תקינה במערכת.

כיצד נשלח לעובדים פרטי גישה?
נכנס לכרטיס העובד הרלוונטי ונלחץ על "שליחת פרטי גישה"

לאחר שהעובד קיבלת את פרטי הגישה, הוא יוכל להתקין את האפליקציה בנייד ולדווח נוכחות
או להיכנס למערכת באמצעות המחשב ולדווח נוכחות

הרחבת שעות עבודה - היתר כללי להעסקת עובדים בשעות נוספות

בשל המצב הבטחוני מעסיקים רבים פונים למשרד העבודה לקבלת היתרים מיוחדים להעסקת עובדים בשעות מרובות. לנוכח המצב, שר העבודה אישר זאת וניתן להעסיק עובדים שעות נוספות על פי היתר מיוחד. ההיתר ניתן לתקופה מוקצבת או עד הכרזה על סיום מצב מיוחד בעורף.

מערכת נוכחות מקאנו מאפשרת גמישות בחוזה עבודה כך שניתן להתאים אותו גם בזמנים של הרחבת שעות עבודה. באמצעות הגדרת "עדכון יום מיוחד"

כיצד נבצע זאת במערכת: הקלקה על ראשי >> חוזי עבודה>> כניסה לחוזה עבודה רלוונטי>> עדכון יום מיוחד.
על מנת להוסיף יום מיוחד יש להקליק על "הוסף יום מיוחד"

> נגדיר תאריך התחלה וסיום (על פי תוקף הצו כפי שפורסם)
>  מתן תיאור
> בסעיף אירוע יש להשאיר "ללא אירוע"
> הגדרת תקן של 14 שעות ביום (תלוי בשעות שאושרו לחריגה על פי הצו הנוכחי)
> לאחר מכן יש לסמן (V) הגדרות מתקדמות של המשמרת הנוכחית

> נסמן (V) לחישוב שעות העבודה באופן ידני
> נגדיר זמני הפסקה
ונבצע שמירה (בתחתית העמוד)

* חברות שהגדירו הגדרת שעות כניסה ויציאה למשמרת, יש להסיר הגדרות אלו תחת לשונית עדכון יום מיוחד כפי שצוין למעלה.

הוספת שדות מותאמים אישית לכרטיס עובד בשעת חירום

 מערכת נוכחות מקאנו מאפשרת לכם הלקוחות לנהל את כל המידע על העובד במערכת "בכרטיס העובד". ניתן להוסיף שדות בכרטיסי העובדים שיסייעו לכם בניהול תיק העובד בשגרה וגם בתקופות מיוחדות כמו עכשיו. ניתן להוסיף שדות בפורמט של: טקסט חופשי, מספר בלבד, טקסט בלבד, תאריך ושדות לבחירה ולהציג את הנתונים בכרטיס העובד ובדוח מאורגן מאשף הדוחות.

על מנת להוסיף שדות יש להיכנס תחת לשונית עובדים >> סוגי עובדים ותפקידים >> הוספת שדות לכרטיס עובד

כך למשל ניתן להגדיר איש קשר ונייד
נבחר בסוג שדה "חופשי" ובתיאור נרשום "איש קשר לשעת חירום ונייד"

עוד אפשרות רלוונטית לשעת חירום, האם העובד משרת שירות מילואים פעיל כן/לא
נבחר בסוג שדה "בחירה" ובתיאור נרשום "שירות מילואים פעיל" ובשדות לבחירה נוסיף את האפשרויות כן, לא

לאחר שהגדרנו את השדות הנוספים הם יופיעו בכרטיסי עובד וניתן למלא אותם.
בנוסף ניתן לבנות דוח מרכז באשף הדוחות ולבחור את השדות הרלוונטיים לניהול נתוני העובדים בחברה.

ניתן גם להגדיר את כל השדות שתיצרו כשדות חובה שיש לעדכן בעת הקמת עובד, למידע נוסף בנושא לחצו כאן

דיווח היעדרות מילואים במערכת נוכחות

בזמן מלחמה ושעת חירום חיילי מילואים נקראים לשירות ע"י צו 8, חיילי מילואים זכאים לקבל שכר עבור שירות המילואים פעיל אותו הוא מבצע.
במערכת נוכחות מקאנו עובדים יכולים לדווח "היעדרות" מילואים.

כיצד מעדכנים אירוע מילואים?

בשלב הראשון נבדוק שהאירוע מוקם במערכת:
ראשי >>אירוע והיעדרות>>מתקדם>> חיפוש האירוע (מילואים)
במידה והאירוע לא קיים נעבור ללשונית ניהול כללי

בניהול כללי נזין את שם האירוע בתיבת התיאור ונלחץ על הפלוס הכחול בהיעדרות נציין יחידות-כדי שהמערכת תסככום עבורנו את כמות ימי המילואים עבור העובד. לסמן שמור שינויים למטה.
לאחר הקמת האירוע נעבור ללשונית מתקדם שם נוכל לראות את האירוע ולהגדיר הגדרות נוספות בהתאם לדרישות החברה, כך למשל ניתן להגדיר שביום זה לא יחושב החזר נסיעות, לא יחושב תקן, חוסר וכדומה.

בזמן שיגרה העובד יוכל לדווח את האירוע מילואים באופן עצמי, אך מכיוון שלמרבית העובדים שנמצאים במילואים ככל הנראה אין פניות לזה וכדומה אז למעשה מנהלי המערכת יכולים לדווח עבור העובדים את האירוע באופן הבא:

כניסה לאירוע והיעדרות>>עדכון>>בחירת אירוע מילואים>>טווח תאריכים>>בעבור אלו עובדים> יש לסמן את העובדים הרלוונטיים בלבד , לסמן האם זה כולל שישי ושבת ועדכון

הגדרת אירוע "חופשה ללא תשלום" בשעת חירום

בזמן מלחמה או שעת חירום בעלי עסקים רבים נאלצים לצמצם את הפעילות העסקית שלהם. צמצום זה מאלץ אותם להוציא עובדים לחופשה ללא תשלום (חל"ת) 
מערכת מקאנו מאפשרת למנהל המערכת להגדיר אירוע "חופשה ללא תשלום" על מנת שיופיע בדוחות הנוכחות של העובדים עד חזרה תקינה לעבודה.
להגדת אירוע חל"ת לחצו כאן>>

בתקופה קשה זו, חשוב לנו לחזק ולעזור בכל מה שניתן. כולנו בזה ביחד, אחד בשביל השני. חברת מקאנו כאן בשביל לסייע לערוך את ההתאמות הנדרשות לעבודה מהבית, להגדרת אירוע מילואים ולכל שאלה נוספת. צוות השירות והתמיכה שלנו עומד לרשותכם להשארת פרטים לחצו כאן
מקאנו – הרבה יותר משעון נוכחות