נוהל 200-02 בדיווח שעות פרוייקטים לרשות החדשנות

דיווח שעות לרשות החדשנות צריכה להיעשות על פי הנהלים של רשות החדשנות (מדען ראשי).
בעת התחברות למערכת מקאנו, יש לבצע מספר הגדרות ולפעול על פי הנחיות רשות החדשנות.
יש להקפיד על ההוראות - על מנת שהדוחות יעברו בצורה תקינה.
לכל עניין, צוות תמיכה מקצועי זמין עבורכם.

ההגדרות ואופן דיווח השעון למדען הראשי נעשה בכמה מישורים:
1. הגדרות כלליות במערכת
2. דיווח אינטרנטי
3. דיווח אפליקטיבי
4. דיווח בשעון ביומטרי
5. חתימה מקוונת ודוחות למדען

הגדרות כלליות במערכת

הגדרת מיקומים

ראשי > הגדרות > הגדרות מערכת > מסמנים את 'החתמה מכתובות IP מוגדרות בלבד'
מכניסים כתובות IP של 3 המיקומים הבאים:
1. משרדי חברה
2. נקודה חמה (יכול להיות סניפים נוספים של החברה)
3. עבודה מהבית (להכניס את המיקומים של כל בתי העובדים שמורשים לעבוד מהבית)
לאחר הגדרת המיקומים, יש לשנות חזרה את ההגדרה ל'החתמה חופשית' על מנת לאפשר החתמה מכל מקום.
כאשר העובד יחתים באחד ממקומות המוגדרים, יופיע שם המיקום בדוח, במידה ולא, יופיע בדיווח שבוצע מחוץ לחברה.

ניהול הגדרות חברה

ראשי > הגדרות > הגדרות מערכת > ניהול דיווחי נוכחות
יש לוודא 2 הגדרות:
1. העובד יוכל לדווח משימות באופן מרוכז בהתאם לכמות השעות שעבד
2. דיווחי המשימות יועברו באופן אוטומטי לדיווחי הנוכחות - כל הדיווחים

הגדרות בכרטיס עובד

יש להגדיר הרשאות דיווח נכונות על מנת שיתקבל הדיווח הרצוי.
לעמוד על העובד שאנו מעוניינים להגדיר עבורו > לחיצה על אייקון 'איש' > לסמן את ההגדרות המצורפות.
להגדרה גורפת עבור כל העובדים וחדשים שיצטרפו- יש ללחוץ כאן 

ניהול היעדרויות

גם כאן לרשות החדשנות יש היעדרויות ממוקדות שצריכות להופיע.
ניהול נתונים > אירוע והיעדרות > מתקדם
יש לוודא כי אירועים אלו מחושבים ביחידות.

חוזה עבודה

חובה על כל עובד להיות משוייך לחוזה עבודה עם תקן יומי.

הגדרת משימות

הדיווח לרשות החדשנות מתבצע באמעות משימות.
פתיחת משימות: משימות > ניהול משימות > הוספת משימה
ברגע שנפתחו משימות, העובדים יכולים לדווח עליהן שעות.

דיווח נוכחות אינטרנטי

עובדים הנדרשים לבצע דיווח שעות אינטרנטי צריכים לבצע לפי ההנחיות הבאות:

• בתחילת היום ידווחו כניסה בנוכחות כרגיל.
• יפתח טופס לדיווח ששואל האם הוא עובד מהבית כן/לא- עליו להשיב על שאלה זו. (איך מגדירים טפסים לדיווח)
• בסוף היום ברגע שידווחו יציאה, יפתח חלון בו יוצגו שעות העבודה
• על העובדים יהיה לעדכן על אילו משימות עבדו במהלך היום וכמה זמן עבדו על כל משימה.

* על העובדים להקפיד שסך זמני המשימות לא יעלה על סך שעות העבודה.
במידה ועוובד ינסה לדווח מסימה על זמן שלא בטווח שעות הנוכחות, תופיע הודעת שגיאה.

איך הדיווח עובד בפועל:
ברגע שנפתח החלון על העובד לבחור משימה, לרשום את כמות השעות שעבד עליה ובסיום ללחוץ על (+) כחול להוספת המשימה
באופן זה עליו לעדכן את כל השעות עד שתצטבר מטה רשימת משימות שעבד באותו היום עם סך שעות העבודה.
לאחר דיווח המשימות, יש ללחוץ על 'שמירה' 

חשוב לציין, לעובד יהיו 2 דוחות: דוח נוכחות בו יופיעו שעות כניסה ויציאה ומשימות של אותו היום ודוח משימות
הערה חשובה! במידה ועובד נאלץ לבצע שינויים באחד הדוחות, עליו לבצע שינוי זה גם בדוח השני. על הדוחות להיות מותאמים.

דיווח באפליקציה

הדיווח באפליקציה שונה מהדיווח האינטרנטי.
הדיווח מתבצע באמצעות רישום המשימות תוך כדי תנועה במהלך היום.
בעת כניסה לאפליקציה, אין לדווח נוכחות בכפתור הירוק ולגשת ישירות לדיווח משימות על ידי החלקת המסך שמלאלה או ימינה (בהתאם לשפה).
יש ללחוץ על הכפתור הכחול ולבחור משימה, בסיום המשימה יש ללחוץ שוב על הכפתור לעצירת השעון.
כך, יש לדווח במהלך היום את המשימות. 
בסיכום המערכת שואבת את נתוני דיווח תחילת יום וסוף יום מדיווחי המשימות.

דיווח באמצעות שעון ביומטרי

לדיווח נוכחות ומשימה, על העובד להחתים נוכחות באמצעות טביעת אצבע, לאחר מכן עליו להקיש את מספר המשימה עליו הוא עובד.
בסיום המשימה להעביר אצבע ולבחור משימה חדשה.

ייצוא דוחות לרשות החדשנות ממערכת מקאנו

תצוגת הדוח לרשות החדשנות מורכבת מנתוני נוכחות בשילוב נתוני משימות, תוך הסתכלות על כמות המשימות שביצע כל עובד בהתאם לטווח הזמן שהיה נוכח בעבודה.
לכל דוח מצורפת חתימה מקוונת (שהעובד חתם בעת אישור הדוח שלו).
הדוח מציג את דיווחי העובדים יחד עם מיקומי ההחתמה והאם היו מיקומים און ליין או רטרואקטיביים.
איך מייצאים דוחות:
משימות > רשות החדשנות > בחירת סוג קובץ PDF > בחירת תאריך רצוי > ויצא קובץ

דוח שינויים

רשות החדשנות דורשת לספק דוחות שינויים לדוחות שמייצאים.
דוח זה יוצא באופן אוטומטי יחד עם דוח הנוכחות-משימות.
הדוח מציג את השינויים שבוצעו בדוח באופן ידני.

חתימה מקוונת למנהלים ולעובדים

דרישות רשות החדשנות מחייבת חתימה מקוונת של מנהלים ועובדים על הדוחות:

חתימת מנהל: ניהול נתונים > נעילת חודש > מבצעים נעילה על החודש הרלוונטי > החודש ננעל לשינויים לכלל החברה ואז מתבקשים לחתום.
החתימה תופיע על כלל הדוחות של העובדים, כולל שם והזמן שבוצע. 

חתימת עובד: רשות החדשנות > לבחור את החודש הרצוי לחתימה> לעבור על הדוח ולוודא שהכל דווח כמו שצריך ואין חוסרים > ללחוץ על כפתור 'לחתימת הדוח' ולחתום.