מנכ"לים ומנהלי משאבי אנוש עוסקים בתקופה זו בשאלות מהותיות ביחס לאיך תראה התכנית האסטרטגית של העסק שלהם לשנים הקרובות?
על מה לשים דגש? איך לנהל בצורה אפקטיבית תהליכים חוצי ארגון שיגרמו לעסק להתפתח? בעולם העסקים המהיר והתחרותי בו אנו מתקיימים, חברות נדרשות לנהל בקפידה כל שינוי ארגוני, בין אם הוא נדרש מתוך בחירה, או בין אם מכורח המציאות. השינויים הארגונים יכולים להיות מגוונים - החל משיפור חווית משתמש, הטמעת תרבות של חדשנות ארגונית, ועד להכנסת טכנולוגיה ומערכות מתקדמות המשדרגות את תהליכי העבודה ומביאות את העסק למקסום רווחים, לדוגמה מערכת שעון נוכחות.

בניית תכנית אסטרטגית

הצלחת הארגון תלויה בעיקר בעובדים, אך לא פחות חשוב מכך תלויה גם בתהליכי עבודה נכונים ושקופים. תכנית אסטרטגית מדויקת, נהלי עבודה מסודרים וברורים, האצלת סמכויות וקביעת גאנט לביצוע יסייעו בהטמעת השינויים הנדרשים להצלחת הארגון.

במהלך הדרך צפויים להיות אתגרים רבים ומגוונים, אך אם נתכונן אליהם מראש, נוכל למזער ואף למנוע את חלקם. לכן, בשלב הראשון יש לבחור צוות עבודה חוצה-ארגון המורכב ממנהל.ת פרוייקט ומאנשים העוסקים בתחום אותו נרצה להטמיע ולשדרג. תהליך שכזה מומלץ ואף הכרחי כאשר מדובר בהטמעת מערכת לדיווח נוכחות חדשה ומתקדמת בעסק.

איך לבחור את סוכני השינוי בארגון שלך?

סוכני שינוי הם אותם עובדים בארגון היכולים להניע ולרתום את חבריהם לעבודה להיות שותפים ולאמץ את השינויים שההנהלה מבקשת להכניס, או לחילופין, להתנגד אליהם.
עובדים מסוג זה הינם מנהיגים באופי, בדרך כלל הם "לידרים" באופן בלתי פורמלי ומהווים ערך ולעזר בזמנים של שינויים ארגוניים. כך גם בתהליך הטמעת מערכת נוכחות חדשה, מומלץ לבחור את אותם "לידרים" אשר יש ברשותם גם את הניסיון הטכנולוגי וגם זיקה לתחומי משאבי אנוש, שכר, נוכחות, מערכות מידע, הדרכה ולשלב אותם בתהליך כבר בשלבים הראשונים.

חשוב לא פחות לזהות גם את אותם עובדים אשר מסיבות שונות ומגוונות עלולים להפריע לתהליך ואף להתנגד לשיתוף הפעולה ולהטמעת אותה מערכת. במקרים כאלו כדאי לעשות עבודה מקדימה, לזהות מי הם אותם עובדים, ולצרף אותם כבר בשלבים הראשונים ל "שולחן קבלת ההחלטות", בדרך הזו תועבר אליהם התחושה כי דעתם חשובה, וכי ההנהלה מבינה את החששות והדילמות ומעוניינת לנהוג בשקיפות על מנת למזער אותן, אותם עובדים יעריכו את היוזמה ואף קיים סיכוי גבוה כי בהמשך תופתעו לגלות איך מ"מתנגדים" הם הופכים ל "שותפים", כך תקבלו צוות מגוון של "סוכני שינוי" שיוביל יחד אתכם את השינוי המיוחל שיביא להתחדשות וצמיחה.

מעטפת ליווי ותמיכה

בכל שלב ושלב בתהליך חשוב שיהיה איש קשר מקצועי מטעם החברה המטמיעה שיחבר בין הדרג המקצועי לדרג המתפעל. אותו גורם יסייע במציאת פתרונות לסוגיות שיעלו תוך כדי התהליך, ויקבע את הקצב הנכון מבחינת צרכי הארגון ובהתאם להסתגלות העובדים.

אופי עבודה שכזה יעניק לעובדים הרגשה שהם עטופים, שיש מי שצועד איתם יד ביד עד לשימוש עצמאי ומלא במערכת. חשוב לזכור כי כישלונם והצלחתם של פרויקטים, בעיקר הטמעות טכנולוגיות חדשות, נתונים בידי משתמשי הקצה - העובדים בארגון. לכן המטרה המשותפת היא להטמיע מערכת איכותית שתעניק חווית משתמש אופטימלית.