פודקסט בנושא חובת דיווח שעות נוכחות

האם שליח צריך לדווח שעות נוכחות ביציאה מהבית או כאשר מגיע למרכז חלוקה?

כל השאלות הקטנות אבל ממש חשובות עבור עובדים גלובליים ושעתיים, דרישות החוק בנושא דיווח נוכחות וממה כדאי להיזהר.
אנו מארחים את עורך דין נמרוד רטנר בשאלות הקריטיות לעמידה בחוק.

גיל: היי נמרוד, מה שלומך ?

נמרוד: הכל טוב מה איתך?

גיל: מעולה מעולה

גיל: היום אנחנו בעצם מארחים בוובינר את עו"ד, רו"ח בודק שכר מוסמך, נמרוד רטנר, שבשנים האחרונות הוא עוסק במחקר ובייעוץ בנושא הזה של בקרות שכר, ושם בעצם ההתמחות הגדולה במתן הייעוץ. בנושאים האלה אנחנו נתקלים בהמון המון שאלות מצד הלקוחות.   אצלנו לגבי מה מותר, מה אסור, וכחלק מסדרת הכתבות אצלנו בווינר עלו מספר שאלות שאני בטוח שהמון המון לקוחות. התשובות הללו יתנו מענה גדול גם מבחינת ההתנהלות גם מבחינת העובדים.

תרצה להגיד כמה מילים לפני שאנחנו צוללים פנימה.

נמרוד: אני אשמח דבר ראשון. הוובינר הזה אני רואה בו חשיבות עליונה, אני עד בתקופה האחרונה שזרוע עבודה עורכת ביקורות נרחבות בכל הקשור לאכיפה של דיני העבודה. אין בה העסקה לפי חוק שעות עבודה ומנוחה ואין בפנסיוני, אבל גם יש דגש על כל עולם הנוכחות שאנחנו רואים, שמה שיש הרבה מאוד מקומות א' לחסוך כסף לארגונים על ידי ניהול נכון של מערך הנוכחות בעזרת אפליקציות חכמות, ומצד שני גם אותן אפליקציות משתמשות להם בקרה על כך שהם לא עוברים על דיני עבודה בתחום הנוכחות.

גיל: אוקיי, נמרוד עולה לי שאלה מאוד חשובה רגע לפני שאנחנו מעלים את השאלות של הלקוחות שלנו, זה בעצם מתי לקוח מבין שהוא צריך לבצע בקרה על התלושים? האם זה מגודל מסוים? האם זה בכמות עובדים מסוימת?

נמרוד: בעצם המלצה שלי לכל לקוח, גם אם יש לא עובד אחד לעשות בקרות. כיוון שזו עבודה, לא מבדילה בין עסק כמו שהיה לנו. בורקס עם שני עובדים לבין עסק עם מאות עובדים הם באים לכולם, הם מחפשים את כולם. נכון שהעוף הישראלי לצערי מתחיל לעשות בקרות רק אחרי שהוא נתפס. ההמלצה שלי בעצם לשנות את כל את המהות שלנו בתור ישראלים ולהתחיל בקרות לפני כי ברגע שאנחנו נתפסים היום זה כבר מאוחר מדי לתקן אחורנית כי אנחנו אותם עסקים חשופים לעיצומים כספיים, וגם המנכ"ל של העסק הוא חשוף באופן אישי לעיצום כספי של עשרות אלפי שקלים על אותה עבירה.

גיל: הבנתי, מעולה.

אז ברשותך אני אתחיל את השאלות שהגיעו ואחת השאלות שכל הזמן חוזרת על עצמה, היא בעיקר בעסקים שיש להם עובדים גם שעתיים וגם עובדים גלובליים, וגם אולי חלקם משרות אמון. עכשיו תמיד גם יש את השאלה עובד גלובלי. עובד חודשי וזה נשאלת השאלה מתוך העסק, וזה שאלה מאוד מאוד חשובה ומהותית, האם כולם צריכים לדווח? זאת אומרת, עובדים שעתיים, אנחנו מבינים שהם צריכים לדווח את הכניסה ויציאה. אבל מה עושים העובדים הגלובליים? אני ארחיק ואומר, שיש לנו לא רק עובדים גלובליים, יש עובדים אפילו שלא מגיעים למקום העבודה. נכון שיש פתרונות, אבל האם גם הם מחויבים לדווח את הנוכחות, כניסה ויציאה לצורך העניין?

נמרוד: בוא נתחיל. הכלל העובדים חייבים לדווח נוכחות, העסק מחויב לנהל פנקס של רישום של כניסה ויציאה של כלל העובדים, למעט עובדים שסעיף 30 החריג אותם מהחוק. אותם עובדים מנועים ברשימה סטנדרטית בחוק וכוללת גם תפקידים בכירים, שבעצם נמצאים בפירמידה של הארגון. זאת אומרת אם אני אקח ארגון כמו חברה גדולה, אנחנו נמצא שם בין 5 לעשרה. ככל הנראה גורמים שיצאו מחוק שעות עבודה, כי לא ניתן לפקח עליהם ולא ניתן וזה תפקידי בעלי אימון אישי. ככל שהחברה קטנה יותר, יכול להיות שהתכנים החברה הרגילה ככל הנראה. מנכ"ל לא יחול עליו חוק שעות עבודה ומנוחה, ושאר העובדים כמו מנהלי פרויקטים, מהנדסים גם עליהם למרות שהם בשכר גלובלי ונקבע שהם צריכים לעבוד מקסימום 60 שעות בחודש וזה השכר הגלובלי שלהם. גם עליהם צריך לבצע מעקב ופיקוח על שעות העבודה שלהם. זאת אומרת הם לא יוצאים מתכולת שעות העבודה, גם עובדים בבית. היום יש שלל פתרונות אם ע"י אפליקציה אם על ידי החתמה של vpn. מתי הוא נכנס מתי יצא, צריך למצוא את הפתרון הראוי לארגון כיצד לעשות מעקב אחר אחרי שעות העובדים אחרת הארגון נמצא בבעיה.

גיל: אז אני אקח את זה מפה ואני אשאל אותך בדרך כלל במשרות הבכירות, אני מבין שכולם מחויבים בהחתמת נוכחות, וכמובן שכמות השעות בפועל תירשם בתוך התלוש שכר. אבל נשאלת השאלה, מה אני עושה עם העובדים שמסתובבים בחוץ? ידוע לנו שיש פתרונות של אפליקציה ושהם יכולים לדווח בדיעבד. העניין הוא איך אני בעצם אוכף את זה? מצד אחד, האם אני יכול בסוף החודש לבצע איזשהו רישום מלא של כל השעות או שאם נתתי להם את האפשרות דרך החתמה טלפונית או אפליקטיבית האם זה מהרגע שהוא פתח את המחשב מהרגע שהוא נכנס לאוטו? מהרגע שהוא הגיע לאתר מסויים? מה עושים במקרה כזה? הרי יכולים להיות פה מצבים שבהם שמצד אחד. אני מתחיל את יום העבודה שלי באיזשהו אתר מסוים, אבל להגיע לאתר גם לוקח לי חצי שעה אם לא שעה.

נמרוד: ככלל, הפסיקה קבעה שזמן הנסיעה למקום העבודה אין לו זמן. אינם שעות עבודה של אותו עובד עם העסק, בחר להיטיב עם אותם עובדים, עובדי שטח וקבע שהזמן העבודה שלהם הוא מתי יצאו מהבית מעולה, אבל זה עוד פעם זה בין העובד למעסיק בהסכם האישי שנחתם. עדיפות תמיד היא שהעובד יחתים מתי הוא התחיל לעבוד ומתי הוא סיים לעבוד, מהסיבה שזה ימנע לאחר מכן ויכוחים בבתי הדין מתי הוא עבד ומתי הוא לא עבד במידה ובעל העסק ניהל רישום על ידי צדדי? מתי העובד עבד ולא עבד? הוא נדרש להחתים את העובד בכל סוף חודש על שעות העבודה שלו. ההחתמה הזאת היא בעצם מגינה עליו מפני הדין הפלילי שהוא לא ניהל פנקס של שעות עבודה של העובד, אבל זה עדיין משאיר אותו חשוף מול תביעה של עובד שיגיד זה לא השעות שלי שהיו בפועל.

גיל: למרות שהוא מילא את זה וחתם על זה?

נמרוד: אתה יודע בסוף העובד תמיד יכול להגיד לטעון חתמתי בגלל שהכריחו אותי ופחדתי לאבד את מקום העבודה אבל זה לא השעות הנכונות שלי, הליברל, כי זה מצוקה כלכלית, חתמתי על אותם שעות.

גיל: גם אם אנחנו ממלאים איזושהי הצהרה או משהו בנושא הזה? איך המעסיק בעצם יוכל להגן על עצמו במקרה הזה? האם יש איזשהי הצהרה שאפשר להגן ברמת חוזי העבודה, האם יש הצהרה שאני יכול למלא מול העובד כשאני מחתים אותו על השעות כי תראה בסוף המון המון לקוחות. לפחות בתחום של בתחום ההייטק, שמחויבים מבחינת החוק. לדווח נוכחות, אבל אנחנו רואים לפחות שבסוף החודש עושים את זה כי הוא עדכון גורף על השעות אפילו. נתקלנו בלקוחות שיש להם מילוי אוטומטי. זה פתרונות שאנחנו מכירים ולקוחות לא פוחדים להשתמש בזה. העובד בסוף החודש חותם על זה. ואתה אומר שאחרי כל זה עדיין הוא חשוף? מה איך בכל זאת ניתן להגן על המעסיק בנושא הזה?

נמרוד: לנהל פנקס לא בזמן אמת, על שעות העבודה של העובד, כמו לדוגמה האם זה על ידי כך שניקח עובדי שטח מתי התניע את הרכב פעם ראשונה ביום. מתי הוא כיבה את הרכב פעם אחרונה ביום וזה בעצם היום העבודה שלו, עובדי נגיד עובדי עובדים שהבית, מתי התחבר ל vpn? אנחנו יודעים, היום מחויבים בעצם להתחבר ל vpn בשביל בגלל כל הנושא של הגברת אבטחת המידע לראות את הלוגים מה לוגו של ה vpn, כמובן. בשביל עוד פעם נשים בהבדל בין חוק שעות עבודה ומנוחה שהעובד בעצם צריך המעסיק לנהל פנקס כרגע הרצוי, שיהיה כמה שיותר מדויק מול העובד כי בסוף העובד חותם הוא מקבל את השכר. אם המעסיק ממלא גורף, יש פה גם עניין של הפרה שזה לא בזמן אמת. צריך למלא כל יום את שעות העבודה של העובד. זאת אומרת עדיין יש פה חשיפה. נכון שעובדי הייטק פחות יתבעו את המעסיקים אבל מדברים פה, בוא נדבר פה על הרוב, זה לא הייטק, הרוב. אנחנו עובדי שטח, עובדים עובדים מהבית מוכרנים את טלפניות שעובדות מהבית. זאת אומרת צריך לפקח את שעות העבודה האמיתיות שלהם ולהחתים אותם בסוף כל חודש אם לא חתמו באופן אוטומטי להחתים אותם על השעות עבודה, וזה ע"י מעקב בצורה מבוקרת ממוחשבת על שעות העבודה שלהם באמצעים ששומרים גם על הפרטיות של העובד. חשוב מאוד להדגיש, אי אפשר לפלוש לעובד לפרטיות ולהכריח אותו להפעיל מצלמה שאין לו חדר עבודה בבית. זאת אומרת, אם הוא עובד בסלון לא ניתן להכריח אותו. אפילו מצלמה מול בסלון.

גיל: אתה מכיר מקרים כאלה, שבעצם מבקשים להפעיל איזשהו מצלמה?

נמרוד: שמעתי שמעתי בזמן הקורונה שהתקיימו את העובדים שעבדו מהבית להפעיל מצלמה, לוודא שבאמת הם נוכחים בזמן העבודה ולא ודיווחו שעות נכונות, כחלק מפיקוח, היום עוד פעם- פחות מכניסים את כל נושא המצלמות יש היום שיטות נכונות יותר, כמו האפליקציה שעובד בעצם מחתים בתחילת היום באפליקציה מתי התחיל לעבוד, ומתי סיים לעבוד ובעצם שברגע שעובד מחתים. זה יהיה לו מאוד קשה להגיד, זה לא לא עבדתי את השעות האלה כי הוא עשה את החתמה בפועל.

גיל: אני מבין, אני דרך אגב, באופן אישי עושה לא מעט שיחות זום וכשאני עולה לשיחה זה מתחבר מאוד למה שאתה אומר לגבי הנושא הזה של המצלמה. כשאני עושה שיחת זום עם מישהו נורא מפריע לי שהוא לא מפעיל את המצלמה. מרגיש כאילו אתה יודע לנהל שיחה מול מחשב, למרות שאתה יודע. אני יודע שיש שם מישהו ואנחנו משוחחים ויש דינמיות בשיחה והכל בסדר, לי ברמה האישית זה מאוד מפריע, אבל אתה אומר שגם אם הייתי מעסיק של אותו עובד. אתה אומר שבגדול אני לא יכול לדרוש ממנו כי אני לא יודע.

נמרוד: עוד פעם אם דאגת לו לחדר העבודה, ויש לו חדר עבודה פרטי ואין פה עניין של חשיפה. אתה יודע? הוא הסתכל על המאקרו בקורונה, זה שאנשים היו בבית בסגרים וראו את כל תכולת הבית- וגם יש פה פגיעה בפרטיות. אבל היום עוד פעם, אם יש לו חדר עבודה, וזה אפשר לדרוש מצלמה כל עוד במסגרת הפרטיות. אבל עוד פעם הנוכחות כמו שאני אומר צריך לנהל בצורה נכונה באפליקציה, דיווחים במחשב שהוא מתחבר לוחץ התחברתי, זה עוד דקה לעובד וזה במידה ויש עובדים שמסרבים. יש סרבנים סרבני דיווח רואים את זה הרבה מאוד עסקים של מהתעשייה הישנה העובדים ותיקים, לא מתחברים לאפליקציה, הם לא אוהבים את מכשירי הטלפונים, לא יודעים להשתמש בהן הם אומרים עזבו אותי, עזבו אותי. אני מחתים ידנית עכשיו אני נותן תנו לעסק עם  100 או 50 עובדים שהוא מחתים ידנית בפתקים של פעם. עובדים מסרבים לעבור לאפליקציה, אז גם החתמה ידנית שעובד, כותב ממלא בכתב יד. כל יום כמה הוא עבד. גם תופס זאת אומרת לא חייבים אפליקציות אפשר, כך שהעובד ימלא את שעות העבודה, שהוא מילה והוא חותם על הדוח, שהוא מילא בכתב יד שלו או באקסל. זה משמש לנו אישור גם בבית הדין לעבודה, שזה ההצהרה של העובד. כמה עבד בפועל וגם מול חוק שעות עבודה ומנוחה שאנחנו ממלאים את הוראות החוק.

גיל: מעולה, אני אסכם בשאלה אחרונה ומאוד מעניינת בנושא הזה של האפליקציה. עובדים בדרך כלל העובדים המסורתיים, אלה שהחתימו דרך שעונים שאנחנו קוראים לזה קרטונים וכו. יש להם את הפחד כמובן לעבור לאפליקציה מהחשש הזה שעוקבים אחריהם או יודעים מה הם עושים, מפעילים להם את המצלמה בלי שהם יודעים וכו', כמובן כל הדברים האלה הם לא נכונים, אלא אם כן העובד קיבל איזשהו מכשיר ייעודי שבו הוא צריך לסרוק כל מיני דברים או לצלם שהוא היה באתר מסוים או ברקוד מסוים וכו. אבל אם בכל זאת בוא ניקח את הדבר הבסיסי של מעקב, לצורך העניין חברת שליחויות מעסיקה שליחים על קטנועים ורכבים ויש להם אפליקציה שמאפשרת גם להם לנתר את המסלול ואת המיקום של העובד בכל רגע נתון. האם זה אפשרי? במידה וזה אפשרי, מה הוא צריך לעשות מבחינת החוק? המעסיק מול עובד.

נמרוד: המעסיק יש לו בעצם את הלוג העבודה של אותו עובד, וזה יכול לשמש אותו כניהול פנקס, שעות עבודה ומנוחה, אבל שים לב אני עדיין ממליץ להעביר את הנתונים במסננת על מנת שלאותה חשבת שכר, תוכל לחשב את שעות העבודה בשישי שבת, שעות נוספות לא ידנית כי הדברים האלה אנחנו רואים שיש חשיפה פלילית, גם למנהל לפי סעיף 14 לחוק. אם אין בקרה על שעות העבודה של העובדים, עם עבד מעל 12 שעות, תשלום נכון של חוק שעות עבודה ומנוחה הוא חשוף בדין הפלילי לעיצום כספי וגם החברה. לכן, גם מי שאותה חשבת שכר, שהכל ידני אני עדיין ממליץ להעביר דרך מסננת שתחשב את התחשיבים, את הבקרות שתציף את הבעיות ולא לעשות אוטומטית ביד, עדיין לעבור דרך אפליקציה שעושה לה את כל התחשיבים בצורה נכונה וכמובן מתקשרת למערכת שכר,

גיל: מעולה, זאת אומרת המסננת, מבחינתך היא בעצם החריגות, ההתראות מסגרת שעות העבודה, אבל האם המעסיק צריך להעביר איזשהו מסמך, האם הוא צריך להחתים את העובד על זה שהוא מבצע עליו ניטור במהלך היום?

נמרוד: לא זה עוד פעם חלק מה שהעובד מגיע, לדוגמה עובד קיבל קטנוע מהעבודה, זה קטנוע שהוא יודע שזה כלי עבודה וניתן לאתר אותו. כמובן אסור לנתר אותו בשעות הלילה. כי אם אתה מסתובב באופן פרטי אבל הניטור צריך להיות בזמן העבודה וכמובן בצורה שלא פוגעת בפרטיות של העובד.

גיל: הבנתי, אוקיי, בסדר גמור. נמרוד, יש לי עוד המון המון שאלות, אבל כמובן אנחנו נתחיל את הסדרה הזאת. סדרה מאוד מאוד מעניינת, בעיקר בעיקר. היא נוגעת לשאלות הקטנות האלה בתוך היומיום של העסקים, בהתמודדות מול מצד אחד מול העובדים ומצד שני מול החוק. אני מודה לך על השיחה הזאת. אנחנו כמובן נפרסם את כל השאלות והתשובות בתוך האתר שלנו, כולל הפרטים של נמרוד במידה ויש לכם שאלות נוספות או תרצו להתייעץ ושיהיה לנו המשך שבוע מעניין.

נמרוד: גם לך ונתראה בהמשך.

גיל: תודה רבה.