שעון נוכחות מומלץ לשנת 2026: איך בוחרים את הפתרון הנכון לעסק?

מערכת נוכחות מתקדמת מסייעת לעסק:

• לנהל ולתעד את שעות העבודה של העובדים.

• לעקוב אחר כניסות, יציאות ואיחורים.

• לחשב שעות רגילות ושעות נוספות בהתאם להסכמי העבודה.

• לנהל חופשות, מחלות, מילואים והיעדרויות נוספות.

• לקבל דוחות נוכחות מפורטים ומותאמים אישית.

• להעביר נתונים למערכות השכר.

• לצמצם טעויות ידניות ולחסוך זמן בתהליך סגירת השכר.

• לכן, כשמחפשים שעון נוכחות מומלץ, כדאי לבחון את המערכת כולה ולא רק את המכשיר או את אופן ההחתמה.

מגוון אפשרויות לדיווח נוכחות

• לא כל העובדים עובדים באותה צורה ולא לכל עסק יש אותה סביבת עבודה.

  עובדי משרד יכולים לדווח באמצעות מחשב או שעון פיזי בכניסה למשרד, עובדי שטח זקוקים לאפשרות לדווח מהטלפון הנייד, ובמפעלים או בארגונים עם מספר רב של עובדים עשויה להתאים עמדת דיווח מרכזית.

  לכן, מערכת נוכחות מומלצת צריכה להציע מגוון אפשרויות דיווח:

• אפליקציית שעון נוכחות – דיווח כניסה ויציאה באמצעות הטלפון הנייד.

• שעון נוכחות ביומטרי – זיהוי העובד באמצעות טביעת אצבע או אמצעי זיהוי ביומטרי אחר, בהתאם למכשיר

• שעון נוכחות NFC – דיווח באמצעות הצמדת הטלפון לתג NFC המותקן בנקודת הדיווח.

• שעון נוכחות אינטרנטי – דיווח ישירות מהמחשב באמצעות דפדפן.

• שעון נוכחות בטאבלט (קיוסק) – עמדת דיווח מרכזית לעובדים.

• היתרון של מערכת המציעה מספר שיטות דיווח הוא האפשרות להתאים את אופן ההחתמה לסוג העובד ולסביבת העבודה, מבלי לנהל מספר מערכות נפרדות.

• לפני בחירת מערכת כדאי לבדוק:

• האם ניתן לצפות בדיווחי העובדים באונליין?

• האם המערכת נגישה גם מהטלפון הנייד?

• האם המערכת נגישה גם מהטלפון הנייד?

• האם קיימת חלוקת הרשאות בין מנהלים לעובדים?

• האם הנתונים נשמרים ומסונכרנים במערכת מרכזית?

• בין היתר, כדאי לבדוק האם המערכת תומכת ב:

• חישוב שעות עבודה רגילות.

• חישוב שעות נוספות.

• הגדרת שעות עבודה יומיות וחודשיות.

• הגדרת הפסקות.

• חישוב שעות בהתאם להסכם העבודה.

• ניהול ימי חופשה, מחלה ואירועים מיוחדים.

• ככל שמנגנון החישוב גמיש יותר, כך ניתן לצמצם את הצורך בתיקונים ידניים ולהפוך את הכנת נתוני השכר לתהליך פשוט ומדויק יותר.

• חשוב במיוחד לבדוק האם המערכת מאפשרת:

• הפקת דוחות נוכחות חודשיים.

• בניית דוחות מותאמים אישית.

• הצגת חריגות וחוסרים בדיווחים.

• הפקת דוחות לפי עובדים, מחלקות ותקופות.

• ייצוא נתונים לקובצי Excel ולפורמטים נוספים.

• העברת נתונים ישירה למערכות השכר.

• ממשק למערכות השכר הוא אחד הפרמטרים החשובים ביותר. הוא מאפשר להעביר את נתוני הנוכחות בצורה מסודרת לתהליך הכנת השכר, לחסוך הקלדות חוזרות ולצמצם טעויות.

• לפני בחירת מערכת כדאי לבדוק:

• אילו אמצעי אבטחת מידע קיימים?

• כיצד נשמרים נתוני העובדים?

• האם קיימת חלוקת הרשאות לפי תפקידים?

• האם ניתן להגביל גישה למידע אישי?

• כיצד מנוהלים נתוני מיקום ומידע ביומטרי?

• האם קיימים נהלים ברורים לשמירה על פרטיות העובדים?

• חשוב לזכור כי שימוש באמצעי דיווח מסוימים עשוי להיות כפוף לדרישות משפטיות ורגולטוריות. יש לבחון את אופן השימוש ואת התאמתו לדין החל על הארגון.

• כדאי לבדוק:

• האם יש ליווי בתהליך ההקמה?

• האם ניתן לקבל הדרכה למנהלים ולעובדים?

• האם קיימת תמיכה בעברית?

• מה זמינות צוות התמיכה?

• האם ניתן לקבל סיוע בהתאמת המערכת לצורכי העסק?

• יתרונות:

• עמדת דיווח קבועה בכניסה לעסק.

• זיהוי העובד באמצעות אמצעי ביומטרי.

• נוח לארגונים שבהם העובדים מגיעים למקום עבודה קבוע.

• אפשרות לסנכרון הדיווחים למערכת נוכחות מרכזית.

• למי הוא מתאים?

• יתרונות:

• עמדה מרכזית לכלל העובדים.

• אפשרויות דיווח מגוונות.

• אין צורך לרכוש שעון נוכחות מסורתי.

• מתאימה גם לסביבות שבהן העובדים אינם משתמשים בטלפון אישי לצורך דיווח.

• למי היא מתאימה?

  מפעלים, מחסנים, משרדים, עסקים עם צוותים גדולים ומקומות עבודה שבהם נדרשת עמדת דיווח משותפת.

• יתרונות:

• דיווח ישירות מהמחשב.

• אין צורך ברכישת חומרה.

• גישה למערכת דרך האינטרנט ומכל מקום

• אפשרות להגדרת הגבלות דיווח בהתאם לכתובת IP ולהרשאות.

• למי הוא מתאים?

  משרדים, חברות הייטק, ארגונים עם עבודה היברידית ועסקים שבהם העובדים עובדים בעיקר מול מחשב.

• 1. בחירת שעון לפי המחיר בלבד
  

  מחיר הרכישה או המנוי החודשי אינם משקפים בהכרח את העלות הכוללת. חשוב לבדוק גם עלויות התקנה, תחזוקה, שירות, מודולים נוספים ואפשרויות התממשקות.

   

• 2. התמקדות במכשיר במקום במערכת

  שעון נוכחות הוא אמצעי דיווח. איכות החישובים, הדוחות והעברת הנתונים לשכר תלויה במערכת שמאחוריו.

• 3. התעלמות מאופי העבודה של העובדים

  שעון פיזי בכניסה למשרד לא ייתן מענה מספק לעובדים שנמצאים אצל לקוחות או עובדים במספר אתרים.

• 4. אי-בדיקת התאמה למערכות השכר

  מערכת שאינה מאפשרת התממשקות למערכת שכר והעברה נוחה של נתוני הנוכחות עלולה ליצור עבודה ידנית מיותרת בכל חודש.

• 5. בחירת מערכת ללא אפשרויות התאמה

  לכל ארגון יש הסכמי עבודה, מבנה ארגוני ותהליכי עבודה שונים. חשוב לוודא שהמערכת מאפשרת להגדיר את הכללים בהתאם לצרכים האמיתיים של העסק.

• 6. ויתור על בדיקת המערכת לפני הרכישה

  כדאי להתנסות במערכת, לבדוק את חוויית העובד והמנהל, לבחון את הדוחות ולהבין כיצד מתבצע תהליך סגירת החודש לפני שמקבלים החלטה.

• מגוון אפשרויות לדיווח נוכחות

• במקאנו ניתן לבחור את שיטת הדיווח המתאימה לארגון: אפליקציית שעון נוכחות, שעון נוכחות ביומטרי, NFC, עמדת קיוסק בטאבלט ודיווח באמצעות מחשב.
  כך ניתן להתאים את שיטת ההחתמה לסוג העובדים, למיקום העבודה ולמבנה הארגוני.

• מערכת נוכחות חכמה בענן

• כל דיווחי העובדים מרוכזים במערכת מרכזית, עם אפשרות לצפות בנתוני הנוכחות, לנהל עובדים, לעקוב אחר חריגות ולהפיק דוחות.

• חישוב שעות בהתאם להסכמי העבודה

• מקאנו מאפשרת להגדיר הסכמי עבודה ולחשב את שעות העובדים בהתאם לתנאים שהוגדרו, כולל שעות נוספות, הפסקות ורכיבי שעות נוספים.

• אשף דוחות בהתאמה אישית

• באמצעות אשף הדוחות ניתן לבנות דוחות בהתאם לשדות ולנתונים הנדרשים, להציג מידע לפי עובדים ומחלקות ולתזמן הפקת דוחות באופן אוטומטי.

• אשף השכר והתממשקות למערכות שכר

• המערכת מאפשרת להעביר נתוני נוכחות למערכות שכר, לרבות ממשקים למערכות כמו מיכפל, חילן, שקלולית ועוקץ, בהתאם להגדרות ולממשק הרלוונטי.
  אשף השכר מסייע לרכז את נתוני העובדים ולהפוך את תהליך הכנת השכר למהיר ונוח יותר.

• ניהול עובדים ומשאבי אנוש

• מעבר לניהול הנוכחות, מקאנו מציעה כלים לניהול תיק עובד דיגיטלי, מסמכים, טופס 101, היעדרויות, בקשות עובדים, דיווח משימות ופרוייקטים וניהול החזרי הוצאות.
  כך ניתן לנהל מגוון רחב של תהליכים ארגוניים ממערכת אחת.

• התנסות במערכת ללא עלות

• רוצים לבדוק כיצד מערכת נוכחות מתקדמת יכולה להשתלב בעסק שלכם? במקאנו תוכלו לפתוח מנוי ניסיון ללא עלות וללא צורך בהזנת פרטי כרטיס אשראי, להכיר את הממשק ולבחון את האפשרויות השונות.