חודש תשרי ידוע כחודש מאתגר במיוחד, לאור ריבוי הימים המיוחדים בו: ערבי חג, ימי חג, חול המועד, חופשות ושינויים בשעות העבודה.
כל אלה משפיעים משמעותית על ניהול הנוכחות ועל הנתונים שמגיעים בסופו של דבר לחישוב השכר.
השנה (2026), ערבי חג של ראש השנה וסוכות יחולו בימי שישי, בעוד ערב יום כיפור ביום ראשון.
הנה כמה בדיקות פשוטות שכדאי לבצע כבר עכשיו, כדי לוודא שהמערכת והנתונים מוכנים לחגי תשרי:
אחת הבדיקות הראשונות שכדאי לבצע היא שיוך העובדים ליומן החגים המתאים להם.
במקאנו ניתן לשייך עובדים ליומני חגים שונים, בהתאם ללוח החגים הרלוונטי להם, ולכן חשוב לוודא שכל עובד משויך ליומן הנכון – למשל יומן יהודי, מוסלמי או נוצרי.
למה זה חשוב? ימי החג שמופיעים במערכת משפיעים על אופן ניהול הנוכחות והחישובים הקשורים לחג. שיוך שגוי של עובד/ת ליומן חגים עלול לגרום לכך שהמערכת תתייחס ליום מסוים באופן שאינו תואם את תנאי ההעסקה שלו/ה.
מה כדאי לבדוק?
האם לכל עובד/ת מוגדר יומן חגים?
האם היומן המשויך לעובד/ת מתאים לימי החג הרלוונטיים עבורו/ה?
האם יש עובדים חדשים או עובדים ששינו את תנאי העסקתם מאז העדכון האחרון?
ערב חג וחג אינם מחושבים כמו יום עבודה רגיל. לכן, כדאי לעבור על חוזי העבודה ולוודא שההגדרות הרלוונטיות מעודכנות בהתאם למדיניות הארגון ולתנאי ההעסקה.
בין היתר, כדאי לבדוק את חישובי השעות והתקנים שהוגדרו עבור ערב חג וחג, במיוחד אם שעות העבודה או אופן החישוב שונים מיום עבודה רגיל.
לדוגמה, אם בארגון עובדים בערב חג מספר שעות שונה מהתקן הרגיל, חשוב לוודא שהדבר מוגדר במערכת.
ומה קורה כאשר עובדים ממשיכים לעבוד לתוך החג?
במקאנו, ימי החג ושעות כניסת ויציאת החג מוגדרים במערכת באופן אוטומטי. לכן, כאשר הגדרות החוזה נכונות, המערכת יכולה להתאים את חישוב הנוכחות בהתאם למועד שבו החג נכנס או מסתיים.
לדוגמה, אם החג נכנס בשעה 20:00 ובחוזה העבודה מוגדר גמול של 200% עבור עבודה בחג, עובד שעבד עד 21:00 יקבל חישוב של 200% עבור השעה שבין 20:00 ל-21:00.
המערכת מזהה באופן אוטומטי את כניסת החג ומחשבת את השעות בהתאם להגדרות החוזה.
המשמעות היא שלא צריך לבצע בכל פעם חישוב ידני של שעות כניסת החג – אבל כן חשוב לוודא מראש שהגדרות החוזה ואופן החישוב נכונים.
חול המועד סוכות הוא לא בהכרח יום עבודה מקוצר או יום חופש. לכל ארגון יכולה להיות מדיניות שונה. לכן, חשוב להחליט מראש כיצד תיראה העבודה בתקופה הזו ולוודא שהמערכת משקפת את ההחלטה.
אם בארגון:
עובדים כרגיל: אין צורך לשנות את תקן השעות.
עובדים ביום מקוצר: כדאי להגדיר תקן שעות שונה לימי חול המועד, כך שהמערכת תחשב את הנוכחות בהתאם לשעות העבודה שנקבעו.
יוצאים לחופשה מרוכזת או להדממה: יש להגדיר את ההיעדרות עבור העובדים הרלוונטיים ולעדכן אותם מראש.
ככל שההגדרות נקבעות מראש, כך העובדים והמנהלים רואים את הנתונים הנכונים בדוח הנוכחות, וגם תהליך החישוב בהמשך הופך פשוט יותר.
איך מגדירים את האפשרויות האלה במקאנו?
במדריך המלא לחגי תשרי ריכזנו את ההגדרות הרלוונטיות לחול המועד, כולל הגדרת הדממה, יום מיוחד, תקן שעות שונה והיעדרות מרוכזת – למדריך המלא לחצו כאן.
עובדים שעתיים או יומיים עשויים להיות זכאים לדמי חג כאשר מתקיימים תנאי הזכאות, ובין היתר:
ותק של 3 חודשי עבודה לפחות.
נוכחות בימים הסמוכים לחג – ביום שלפני החג וביום שלאחריו, אלא אם ההיעדרות אושרה על ידי המעסיק.
במקאנו ניתן להגדיר בחוזה העבודה את אופן חישוב שעות החג לעובדים שעתיים, כך שנתוני הנוכחות יהיו מסודרים ומוכנים להמשך תהליך השכר.
טיפ: תיעוד נכון של היעדרויות סביב החג חשוב במיוחד כשמדובר בעובדים שעתיים או יומיים, משום שנתוני הנוכחות עשויים להיות רלוונטיים לבחינת הזכאות לדמי חג.
חגי תשרי הם תקופה שבה עובדים רבים מנצלים את ימי החופשה שלהם, ולעיתים יוצאים לחופשות ארוכות סביב החגים.
לפני תחילת התקופה כדאי לבצע מעבר קצר על נתוני ההיעדרויות במערכת ולוודא:
שהיעדרויות שדורשות אישור אכן אושרו.
שאין דיווחים או בקשות שממתינים לטיפול.
הבדיקה הזו יכולה לחסוך לא מעט תיקונים בהמשך, במיוחד כאשר מדובר במספר רב של עובדים שנמצאים בחופשה באותם ימים.
כדאי להזכיר לעובדים ולמנהלים את כללי הדיווח הרלוונטיים: דיווח כניסה ויציאה, עדכון חופשות והיעדרויות, דיווח על עבודה בערבי חג ובחג ואישור שעות נוספות.
כדאי גם להגדיר מראש מי אחראי לטפל בדיווחים חסרים ובחריגות בתקופה שבה חלק מהמנהלים והעובדים נמצאים בחופשה.
כמה דקות של תיאום מראש יכולות למנוע לא מעט התעסקות בסוף החודש.
אחרי שהחגים וחול המועד עברו, הגיע הזמן לבצע בדיקה מרוכזת של נתוני הנוכחות לפני סגירת השכר.
עברו על:
דיווחים חסרים
שעות נוספות
אישורי מנהלים
חופשות והיעדרויות
חריגות בדיווחי הנוכחות
עבודה בערבי חג וחג
נתונים שנקבעו עבור חול המועד
המטרה היא לזהות פערים בזמן, כאשר עדיין אפשר לתקן אותם בקלות, ולא להגיע לשלב הפקת השכר עם נתונים חסרים או לא מאושרים.
אחרי שכל הנתונים נבדקו ואושרו, מגיע השלב של העברת נתוני הנוכחות למערכת השכר.
כאן נכנס לתמונה אשף השכר של meckano, שמאפשר לייצר קובץ המותאם למערכות שכר שונות בישראל. כך ניתן להעביר את הנתונים בצורה מסודרת ולצמצם הזנה ידנית, טעויות ובזבוז זמן.
למידע נוסף על אשף השכר של מקאנו – לחצו כאן.
היערכות מוקדמת לחגים עוזרת לוודא שהגדרות העובדים, לוח החגים, החופשות ונתוני הנוכחות מעודכנים ומוכנים לשכר חלק ללא טעויות והפתעות.
זקוקים לעזרה בהגדרות במקאנו? במדריך המלא לחגי תשרי תמצאו את כל ההנחיות – למדריך לחצו כאן.
זקוקים לעזרה או יש לכם שאלה נוספת? המומחים של מקאנו ישמחו לעזור – דברו איתנו.
הבהרה: המידע במאמר נועד לספק מידע כללי בלבד ואינו מהווה ייעוץ משפטי, חשבונאי או תחליף לייעוץ מקצועי. בכל שאלה הנוגעת לדיני עבודה, זכויות עובדים או חישוב שכר, מומלץ להיוועץ באיש מקצוע מוסמך.
קבלו מאיתנו את כל החידושים והפתרונות לפני כולם.
הכירו את פתרון ניהול המשאב האנושי המתקדם שלנו – מערכת חכמה שמפשטת את כל תהליך ניהול שעות העבודה, ההיעדרויות והמשמרות. הצטרפו עכשיו לפיילוט חינם וגלו איך חדשנות טכנולוגית יכולה לחסוך לכם זמן וכסף.
