ניהול עלויות שכר: למה החלטות שנראות חסכוניות עלולות לעלות לעסק ביוקר?

• בדרך כלל, לעלייה בעלויות השכר יש הסבר הגיוני: כנראה שהעסק התרחב, גויסו עובדים נוספים או ניתנה העלאה בשכר. שינויים אלו לרוב מתורגמים להוצאה גבוהה יותר באופן טבעי.
  אבל מה קורה כשהשכר נשאר זהה, מספר העובדים לא השתנה והעסק מתנהל בערך באותו היקף – ובכל זאת הוצאות השכר עולות?

  את התשובה לשאלה הזו לא תמצאו בתלושי השכר, אלא בהחלטות הניהוליות שמתקבלות ביום-יום. חלק מההחלטות שנועדו לחסוך כסף או לשפר את התפעול, דווקא עלולות – בלי ששמים לב – להגדיל את מספר שעות העבודה ואת עלויות השכר.

  לכן, השאלה היא לא כמה עלו המשכורות החודש, אלא למה הן עלו.

כך גוברות עלויות השכר עולות גם בלי להעסיק עובדים נוספים

• נניח שמנהל סניף מבקש מהעובדים להגיע רבע שעה לפני פתיחת החנות כדי להתארגן. מבחינתו מדובר בשינוי קטן שמאפשר להתחיל את היום בצורה מסודרת. אם עשרה עובדים מגיעים רבע שעה מוקדם יותר, חמישה ימים בשבוע, העסק משלם על יותר מ-12 שעות עבודה נוספות בכל שבוע. בחישוב שנתי כבר מדובר במאות שעות שלא תוכננו מראש.

  אותו הדבר קורה גם בכיוון ההפוך. עובד/ת שסיימו את המשימות שלהם עשרים דקות לפני סוף המשמרת, אבל נשאר עד שיחליפו אותו, ממשיך לקבל שכר גם אם בפועל אין לו עבודה לבצע.

  כל מקרה כזה נראה זניח בפני עצמו. הבעיה היא שהם כמעט אף פעם לא קורים רק פעם אחת.

ארבע החלטות שמנהלים מקבלים כמעט בכל יום

• חלק מההחלטות שאנחנו מקבלים כמנהלים מתקבלות כמעט באופן אוטומטי. הן נשמעות הגיוניות, מבוססות על ניסיון, ולעיתים הן גם הפתרון הנכון. אבל כשלא עוצרים לבדוק מה הנתונים מספרים, אותן החלטות עלולות לייצר בדיוק את התוצאה ההפוכה מזו שהתכוונו אליה. הנה ארבע דוגמאות להחלטות שכדאי לבחון מחדש לפני שמקבלים אותן.

גיוס עובדים חדשים

• כשיש עומס, הפתרון הראשון שעולה בדרך כלל הוא לגייס עובדים נוספים.

  אבל האם באמת חסרים עובדים?

  יכול להיות שהעומס קיים רק בימי ראשון בין 8:00 ל־11:00. ייתכן שבשאר השבוע דווקא יש יותר עובדים מהנדרש. במקרה כזה גיוס נוסף לא יפתור את הבעיה – הוא רק יוסיף שעות עבודה בשעות שבהן ממילא אין צורך בכוח אדם נוסף.

  לפני שמחליטים לגייס, כדאי לבדוק נתונים כמו:

• באילו ימים קיימות הכי הרבה שעות נוספות?

• באילו מקרים עובדים מסיימים את המשמרת מאוחר מהמתוכנן?

• האם יש פער קבוע בין המשמרת שתוכננה לבין המשמרת שבוצעה בפועל?

• רק אחרי שמבינים איפה באמת נוצר העומס, אפשר לדעת אם הפתרון הוא גיוס, שינוי סידור העבודה או חלוקה אחרת של המשמרות.

שעות עבודה שלא תוכננו מראש

• לא כל חריגה בשעות נוצרת בגלל לחץ או צורך מהותי, לפעמים היא נובעת פשוט מהרגל. מה הכוונה?

  עובדים שנכנסים עשר דקות מוקדם בכל בוקר. מנהלים שמבקשים להישאר עוד רבע שעה כדי לסגור קופה. עובדים שממשיכים לענות ללקוחות גם אחרי שהמשמרת הסתיימה… כל חריגה כזו כמעט לא מורגשת באותו יום. אבל כשאותם עובדים עושים זאת שוב ושוב, מצטברות עשרות שעות נוספות במהלך החודש.

  אם אין מערכת שמשווה בין המשמרת שתוכננה לבין שעות העבודה שבוצעו בפועל, קשה מאוד לזהות את הדפוס הזה.

חפיפות משמרת ארוכות מהנדרש

• יש חפיפות שהן חלק בלתי נפרד מהעבודה. במסעדה, במוקד שירות או במחלקת ייצור, לפעמים חייבים להעביר מידע בין עובדים. השאלה היא כמה זמן נמשכת החפיפה.

  אם בכל החלפת משמרת שני עובדים נמצאים יחד במשך עשרים דקות, ובאותו אתר מתבצעות שלוש החלפות ביום, מדובר בשעה שלמה שבה העסק משלם לשני עובדים במקביל. אם בפועל מספיקות חמש דקות להעברת המשימות, שאר הזמן הוא עלות שאפשר לצמצם.

  זו בדיוק דוגמה לעלות שלא תופיע בשום סעיף בדוח השכר, אבל בהחלט תופיע בשורת ההוצאות.

זמן ניהולי שלא נכנס לחישוב

• כשמדברים על עלויות שכר, בדרך כלל חושבים רק על העובדים. אבל גם הזמן של המנהלים עולה כסף.

  לצורך העניין, אם מנהל משקיע שלוש שעות בכל שבוע בבניית סידור עבודה, עוד שעתיים בתיקון החלפות משמרת ועוד שעה בבדיקת דיווחי נוכחות – מדובר בכמעט יום עבודה שלם בכל חודש שמוקדש למשימות אדמיניסטרטיביות.

  זו עלות שקשה לראות בדוחות, אבל היא באה על חשבון ניהול עובדים, שירות לקוחות ופיתוח העסק.

איך אפשר לזהות את העלויות האלה לפני שהן מגיעות לדוח השכר?

• כדי להפחית עלויות שכר, לא מספיק לדעת כמה שעות שולמו בסוף החודש. צריך להבין מה קרה לאורך הדרך.

  למשל:

• האם עובדים התחילו לעבוד מוקדם מהמתוכנן?

• באילו סניפים יש חריגות בשעות העבודה, ובאיזו תדירות?

• אילו עובדים מבצעים באופן קבוע יותר שעות נוספות מאחרים?

• האם משמרות מסתיימות בזמן שתוכנן, או שיש חריגות שחוזרות על עצמן?

• כשהמידע הזה זמין באופן מיידי ולאורך כל החודש, הרבה יותר קל לעצור את הבעיה לפני שהיא הופכת להוצאה קבועה.

לא רק מערכת נוכחות – מערכת שמסייעת לקבל החלטות

• מנהלים לא מקבלים החלטות על סמך תלושי שכר. הם מקבלים אותן תוך כדי תנועה: האם צריך עוד עובדים? האם לאשר שעות נוספות? האם לשנות את סידור המשמרות?

  כדי לענות על השאלות האלה, לא מספיק לבחון כמה שעות כל אחד מהעובדים באמת עבד. צריך להבין איך השעות האלה נוצרו.

  כאן נכנסת לתמונה מערכת לניהול עובדים וניהול שעות עבודה. במקום להציג רק נתוני נוכחות, היא מאפשרת לראות את התמונה הרחבה: איפה נוצרות חריגות, באילו ימים מצטברות שעות נוספות, האם עובדים מתחילים משמרות מוקדם באופן קבוע והאם יש פער בין המשמרות שתוכננו לבין אלה שבוצעו בפועל.

  הנתונים האלה לא מחליפים את שיקול הדעת של המנהלים. הם עוזרים הםו לקבל החלטות טובות יותר.

ניהול עלויות שכר מתחיל הרבה לפני תלוש המשכורת

• עסקים לא תמיד יכולים להפחית את השכר לעובדים, וגם לא תמיד נכון לצמצם כוח אדם. אבל כמעט כל עסק יכול לבחון מחדש את ההנחות שעליהן הוא מקבל החלטות. לפני שמחליטים לגייס עובדים נוספים, לאשר שעות נוספות או להאריך משמרת, כדאי לעצור ולשאול: האם ההחלטה מבוססת על מה שבאמת קורה בעסק, או על מה שנדמה שקורה?

  בסופו של דבר, ניהול עלויות שכר הוא לא רק שאלה של כמה משלמים לעובדים. הוא מתחיל ביכולת להבין אילו החלטות באמת תורמות לעסק – ואילו רק ״מתחפשות״ לחסכוניות.

   

  רוצים לראות כיצד מערכת meckano יכולה לעזור לכם לנהל את הנתונים ועלויות השכר? נסו אותנו בחינם – ללא התחייבות, ללא אמצעי תשלום.