ברוכים הבאים לעמדת הנוכחות החכמה של meckano.
עמדת NFC מאפשרת לעובדים לדווח נוכחות בקלות ובמהירות – בהצמדה פשוטה של הטלפון לעמדה, והנוכחות נרשמת באופן אוטומטי, מיידי ומדויק.
המסמך הבא מסביר שלב אחר שלב כיצד להגדיר את העמדה ולהגדיר לעובדים את ההרשאות המתאימות.
עמדת ה-NFC שלכם מגיעה מוכנה לשימוש. שלבי ההקמה הראשוניים – צריבת הכרטיס והקמת העמדה במערכת – כבר בוצעו עבורכם על-ידי צוות meckano טרם המשלוח.
מרגע קבלת העמדה, ניתן להתחיל מיד בהגדרה ובשימוש מצדכם. צוות meckano זמין להכוונה ולתמיכה לפי הצורך.
על מנת להשמיש את העמדה ולהתחיל בדיווח נוכחות באמצעות NFC, יש להשלים שלושה שלבים:
שלב 1 – הגדרת שם וכתובת לעמדה
הכתובת משמשת כמנגנון בקרת מיקום, ומבטיחה שדיווחים יתאפשרו רק מהאזור שהוגדר.
שלב 2 – שיוך עובדים לעמדה
רק עובדים שישויכו לעמדה יוכלו לדווח דרכה נוכחות.
שלב 3 – פתיחת הרשאות לעובדים
ללא הרשאה זו, לא ניתן יהיה להשלים דיווח באמצעות הצמדה לעמדה.
שם העמדה משמש לזיהוי ברור שלה בתוך המערכת, במיוחד כאשר קיימות מספר עמדות בסניפים או אתרים שונים.
הכתובת משמשת כמנגנון בקרת מיקום:
המערכת מאמתת שהדיווח מתבצע בסביבת העמדה שהוגדרה.
אם יתבצע ניסיון דיווח ממיקום אחר – הדיווח ייחסם באופן אוטומטי.
1. כניסה למסך עמדות NFC
במערכת הווב של meckano עברו לנתיב הבא:
אפשרויות דיווח ← עמדות החתמה ← NFC
יוצג מסך ובו טבלה עם כל עמדות ה-NFC הפעילות בחשבונכם.
בטבלה יוצגו בין היתר: שם העמדה, מספר סידורי, כתובת ורשימת עובדים משויכים.
2. פתיחת עריכת עמדה
לחצו על אייקון העריכה ✏️ בשורת העמדה הרלוונטית.
ייפתח חלון בשם עדכון עמדה, הכולל מספר מקטעים להגדרה.
בשלב זה נתמקד בשני המקטעים: שם העמדה וכתובת העמדה (שדה מזהה סידורי מציג את המספר הייחודי של כרטיס ה-NFC ואינו ניתן לעריכה).
שימו לב: בעת קבלת כרטיסי ה־NFC, הם יוגדרו במערכת תחת שמות ברירת מחדל כגון “עמדה 1”, “עמדה 2” וכן הלאה.
במידה וקיימות מספר עמדות, חשוב לבצע התאמה והבחנה בין העמדות השונות, ולעדכן לכל עמדה שם ברור ומדויק בהתאם למיקומה או ייעודה (למשל: משרד תל אביב, מחסן, סניף צפוני).
3. הגדרת פרטי העמדה
במקטע זה יש למלא:
שם העמדה
שם תיאורי שיקל על זיהוי העמדה במערכת.
לדוגמה: משרד תל אביב, מחסן ראשי, קבלה.
כתובת העמדה
הקלידו את הכתובת המלאה של מיקום העמדה ובחרו את התוצאה המתאימה מתוך ההצעות.
רדיוס דיווח (אופציונלי)
הגדירו את טווח המרחק המותר לדיווח סביב העמדה.
ברירת המחדל היא 300 מטר, וניתן להתאים לפי מאפייני השטח.
טיפ חשוב: במיקומים כמו מבנים גדולים, קמפוסים או אזורי תעשייה – מומלץ להגדיר רדיוס מעט רחב יותר כדי למנוע חסימות דיווח לא רצויות.
שיוך עובדים לעמדה מגדיר מי מורשה לדווח נוכחות באמצעות אותה עמדת NFC.
שלב זה מאפשר שליטה מדויקת על השימוש בעמדות, במיוחד כאשר קיימות מספר עמדות במיקומים שונים. כך ניתן להבטיח שעובדים ידווחו רק מהעמדה הרלוונטית להם, בהתאם לסניף או לאזור העבודה.
כיצד מבצעים את השיוך?
במסך עדכון עמדה שבו הגדרתם שם וכתובת לעמדה, גללו אל שלב ג׳ – הגדרת מורשים.
בשלב זה יש לבחור את אופן השיוך של העובדים לעמדה:
1. כלל הארגון
כל העובדים במערכת יהיו מורשים לדווח דרך העמדה.
זוהי ברירת המחדל, ומתאימה כאשר כל העובדים מחתימים באותו המיקום ואין הפרדה בין סניפים או צוותים.
2. מחלקות ספציפיות
בחרו מחלקה אחת או יותר מתוך הרשימה.
רק עובדים המשתייכים למחלקות אלו יוכלו לדווח דרך העמדה.
אפשרות זו מתאימה כאשר עובדים מתחלקים לפי סניפים או צוותים, וכל מחלקה משתמשת בעמדה משלה.
3. עובדים ספציפיים
בחרו ידנית עובדים מסוימים מתוך רשימת העובדים במערכת.
אפשרות זו מתאימה כאשר יש צורך בהגדרה מדויקת של קבוצת עובדים מצומצמת (למשל צוות קטן, עובדים זמניים או תפקידים ייחודיים).
לאחר בחירת אפשרות השיוך המתאימה, לחצו על שמירה כדי לעדכן את הגדרות העמדה. הגדרות אלו ניתנות לעריכה בכל עת.
בשלב הקודם, הגדרנו איפה העובדים יכולים לדווח באמצעות NFC. (למשל: עובד יכול לדווח רק בעמדה מסוימת מתוך כמה עמדות קיימות).
בשלב זה, נגדיר האם העובד מורשה להשתמש בפיצ’ר ה־NFC במערכת.
ללא הרשאה זו – העובד לא יוכל לדווח באמצעות NFC בשום עמדה, גם אם שובץ אליה.
כלומר, כדי שעובד יוכל לדווח באמצעות NFC, חייבים להתקיים שני התנאים יחד:
יש לו הרשאת NFC כללית (שלב 3)
הוא משויך לפחות לעמדת NFC אחת (שלב 2)
כיום ניתן לדווח נוכחות באמצעות NFC דרך אפליקציית meckano בלבד.
ניתן להגדיר לכל משתמש האם רשאי לדווח באמצעות האפליקציה בלבד, NFC בלבד, או שילוב של שתי הדרכים.
אפשרות 1: NFC בלבד
מה מוגדר?
איך זה עובד בפועל?
אפשרות 2: דיווח אפליקציה + דיווח NFC
מה מוגדר?
איך זה עובד בפועל?
המשתמש מקבל שני מסלולי דיווח:
כאשר המשתמש רוצה לדווח באמצעות NFC:
כך המשתמש יכול לבחור בכל רגע האם לבצע דיווח רגיל דרך האפליקציה, או דיווח מהיר באמצעות NFC.
איך מגדירים את ההרשאה הרצויה?
באפשרותכם להגדיר את ההרשאה לדיווח NFC לכל עובד בנפרד, או למספר עובדים במקביל (מחלקות מסוימות, סניפים וכדומה).
הגדרת NFC למספר עובדים יחד
ניתן להפעיל את ההרשאה דרך הרשאות גורפות – אפשרות החוסכת זמן במיוחד כאשר מדובר בקבוצות עובדים גדולות או מחלקות שלמות.
כדי לעשות זאת:
הגדרה לעובד/ת ספציפיים
במידה ורוצים לאפשר לעובד שימוש בשתי שיטות הדיווח (NFC + אפליקציה), יש להפעיל בנוסף גם את ההרשאה דיווח נוכחות באפליקציה.
זקוקים לעזרה נוספת?
צוות התמיכה של meckano זמין עבורכם לכל שאלה – לפנייה לחצו כאן.
קבלו מאיתנו את כל החידושים והפתרונות לפני כולם.
הכירו את פתרון ניהול המשאב האנושי המתקדם שלנו – מערכת חכמה שמפשטת את כל תהליך ניהול שעות העבודה, ההיעדרויות והמשמרות. הצטרפו עכשיו לפיילוט חינם וגלו איך חדשנות טכנולוגית יכולה לחסוך לכם זמן וכסף.
