איך נמנעים מתביעות וחוסכים זמן ניהול? תובנות ממנהל המוצר של מקאנו

• ישבנו לשיחה עם לידור, מנהל המוצר, כדי לשמוע מה באמת חשוב לדעת על ניהול שעות עבודה ונוכחות העובדים. מהן הטעויות הנפוצות שמעסיקים עושים? איך אפשר להקל על מנהלים ועובדים? אילו כלים חכמים הופכים את כל זה לפשוט יותר? הנה הצצה לכמה מהשאלות המרכזיות שעלו בשיחה.

מהן הטעויות הנפוצות שמעסיקים עושים בניהול נוכחות?

• ״יש שתי טעויות מאוד נפוצות. הראשונה – עובדים שנשארים יותר מדי שעות, מעל 12 ביום או צוברים שעות נוספות בלי שהמעסיק שם לב. השנייה – טעויות של חישובי שעות. זה תחום מאוד מסובך, יש המון חוקים ותקנות שצריך ליישם, ועם דיווח ידני או אקסלים קל לפספס דברים. אלו שתי טעויות שלא רק עולות למעסיקים ביוקר, אלא חושפות אותם לתביעה וקנסות.״

איך מקאנו עוזרת למנוע את הטעויות האלו?

• ״יש במערכת שני מנגנונים שמונעים את זה מראש. קודם כל, אפשר להגדיר התראות חכמות שמזהות חריגה. לצורך העניין, אם עובד עובר את 12 השעות ביום, המנהל מקבל התראה ויכול לעצור את זה, במקום לגלות את הבעיה בדיעבד. בנוסף, המערכת מבצעת את כל חישובי השעות אוטומטית. אנחנו מתרגמים את דרישות החוק לקוד, בין אם מדובר בחישוב שעות שבועיות, שעות שעות נוספות יומיות וכו׳. המערכת מבצעת את החישוב בצורה אחידה ומונעת מראש את הטעויות ואת העלויות הנלוות אליהן.״

איך מקאנו מקלה על דיווח נוכחות עבור העובדים?

• ״יש לנו מגוון רחב של פתרונות לדיווח נוכחות:דיווח נוכחות אינטרנטי (web), שעונים ביומטריים עם זיהוי פנים או טביעת אצבע, דיווח נוכחות באמצעות כרטיס ועוד. הרעיון הוא לא פתרון אחד שמתאים לכולם, אלא התאמה לצרכים של כל ארגון. אנחנו כל הזמן בוחנים איך לשדרג ולהקל גם על העובדים וגם על המעסיקים, כדי שדיווח הנוכחות יהיה כמה שיותר פשוט ולא מעיק. למשל, בחברות הייטק שבהן פחות מקפידים על שעות, קיימות אפשרויות להשלמה אוטומטית של דיווחים. מצד שני, עבור עובדים שזקוקים לתזכורת, האפליקציה החדשה שלנו כוללת התראות גם לעובדים וגם למנהלים, כדי למנוע שכחה.

  בסופו של דבר, כל ארגון יכול לבחור את הדרך שהכי מתאימה לעובדים שלו לדווח נוכחות – בצורה קלה, מדויקת ובלי התעסקות מיותרת בשוטף.״

איך מקאנו עוזרת למנהלים להרגיש בשליטה, מבלי להיות ״האח הגדול״ של העובדים?

• ״זו נקודה חשובה. הרבה מנהלים חוששים מעבודה מרחוק כי הפיקוח על עצם העבודה קשה יותר. הרעיון של מקאנו הוא לתת שליטה בלי להפוך לכלי מעקב. לדוגמה, אפשר להגדיר אזורים מורשים בהם העובדים יכולים לדווח נוכחות – אפילו פר עובד; אני יכול להגדיר שעובדת מסויימת תוכל לדווח רק מהבית שלה, ואם היא תנסה לדווח מבית הקפה שממול היא תיתקל בשגיאה ולא תצליח. זה פותר את הבעיה מבלי שמנהלים יצטרכו להתעסק בזה בעצמם. אפשר גם להגדיר כתובות IP מורשות לדיווח. יש עוד המון אפשרויות, המערכת גמישה מאוד.״

ומה לגבי ״החתמת חבר”?

• ״זו תופעה מוכרת, קצת ישראלית באופי – עובדים מבקשים מעובד אחר שיחתים עבורם כי הם שכחו לדווח כניסה או יציאה. הפתרונות הטכנולוגיים שלנו מתאימים בדיוק לזה – אפשר להשתמש בשעונים ביומטריים המאפשרים דיווח נוכחות באמצעות זיהוי פנים או טביעת אצבע, שמשתמשים בזיהוי ביומטרי של עובד כך מוודאים שאף עובד אחר לא יוכל להחתים במקומו. זה על אותו הקונספט כמו בטלפון שלנו – אף אחד לא יכול להיכנס במקומנו. כך גם אין מצב שהעובד יחתים מהחנייה או מהדרך.״

מה הפיצ’ר הכי Underrated במקאנו – זה שלקוחות מגלים ואז לא יכולים להסתדר בלעדיו?

• ״יש לא מעט, אבל אם אני צריך לבחור אחד – ניהול הוצאות. זה נראה ׳בקטנה׳, אבל הוא משנה לגמרי את המעקב אחרי ההוצאות בעסק. אחד החברים שלי הוא בעל עסק, יש לו מערכת נוכחות לא חכמה במיוחד, אבל דווקא את ההוצאות הוא מנהל בדרך קצת מיושנת. כשהראיתי לו את ניהול ההוצאות במקאנו הוא הופתע כמה זה פשוט: מצלמים קבלה, מעלים דרך האפליקציה, ואין צורך לשמור ערימות של קבלות לסוף החודש. ברגע שמגלים את הכלי הזה, אי אפשר בלעדיו.״

מה מחכה לנו בהמשך?

• ״אין ספק שהעולם הולך היום לכיוון AI ואוטומציות, אנחנו בוחנים הרבה כיוונים בשדה הזה. הרעיון הכללי הוא להשתמש ב-AI כדי לתת למנהלים תובנות שיכולות לעזור להם לנהל את הצוות בצורה טובה יותר – לזהות מגמות, להבין מה קורה במשמרות, ולתמוך בקבלת החלטות. במקביל, אנחנו בודקים מודלים שונים, איך אפשר להשתמש בטכנולוגיות חדשות כדי להפוך את תהליך דיווח הנוכחות לחכם יותר. המטרה הסופית היא שהעובד לא יצטרך לעשות שום פעולה אקטיבית: הוא מגיע, ההחתמה נעשית אוטומטית ברקע, והמערכת יוצרת דוח נוכחות מדויק, בלי התעסקות, בלי טעויות.״

• רוצים לשמוע את הפודקאסט המלא? הפרק המלא זמין לצפייה עכשיו ב-Youtube – לחצו כאן לצפייה! להצצות וטיפים עקבו אחרינו באינסטגרם של meckano.

  בינתיים, סקרנים לראות איך ההמלצות של לידור עובדות בפועל? הקימו מנוי ניסיון בחינם וללא התחייבות