בתקופות חירום, כאשר השגרה נשברת, שורות ההנהלה מתוחות והעובדים נאלצים להתמודד עם חוסר ודאות – תפקידה של מחלקת משאבי האנוש הופך למרכזי מתמיד. דווקא אז, כשהעסק כולו מנסה לשרוד, לקיים שגרה או להתאים את עצמו למציאות המשתנה – אנשי משאבי האנוש הם אלו שמחזיקים את החוט האנושי המחבר בין כולם.
בזמן שהמנהלים עסוקים בתפעול השוטף ובהתמודדות עם שינויי שוק,מנהלי משאבי האנוש ממלאים תפקיד כפול: מצד אחד, הם חלק מההנהלה הארגונית, ומצד שני – הם הגשר האנושי לעובדים. הצוותים בארגון זקוקים להכוונה, הקשבה, תמיכה והבנה. מנהלי HR הם הראשונים שמזהים מצוקה, שמבינים את הרקע המשפחתי או הנפשי של עובד שנעדר, שמתווכים בין צרכי הארגון ליכולת הפרטית של העובד לתפקד.
בתקופות חירום, מחלקת HR אינה עוד “מחלקה מנהלית” – אלא מערכת תמיכה שלמה. תפקידה כולל בין היתר:
הנגשת מידע על זכויות עובדים (למשל ימי מילואים, ימי חירום, זכויות הורה).
ליווי פרטני לעובדים מגויסים, מפונים, או כאלו שמתמודדים עם חרדה או עומס אישי.
גישור בין הנהלה לעובדים, שמירה על תקשורת פתוחה והוגנת.
קידום שיח אחראי, מגבש ומאחד – פנים אל פנים או בערוצים הדיגיטליים.
במציאות משתנה, נהלים נוקשים עלולים להוות מכשול. כאן נכנסת לתמונה הגמישות של משאבי האנוש – היכולת לקחת מדיניות ארגונית קיימת ולהתאים אותה לרוח התקופה:
עדכון מדיניות עבודה מהבית – כולל התייחסות לעובדים שאין להם תנאים מתאימים לעבודה מרחוק.
יצירת קטגוריות היעדרות חדשות כגון “שהייה בממ”ד”, “תמיכה בילדים בבית”, או “אי נגישות טכנולוגית”.
תיאום ציפיות מחודש עם עובדים – מה מצופה מהם, מה אפשרי מבחינתם.
התאמת דרכי הדיווח: כאשר התנאים לא מאפשרים שמירה על שגרה רגילה של שעון נוכחות – חשוב להציע לעובדים אפשרויות גמישות לדיווח. ניתן לאפשר דיווח שעות נוכחות רטרואקטיבי או מעבר לדיווח מבוסס משימות במקום שעות מדויקות. במקרים מסוימים ניתן גם לשלב בין סוגי הדיווח, כך שעובד יוכל להזין דיווח יומי קצר שמפרט את מיקום העבודה, משך הפעילות והאם התקיימו נסיבות חריגות. שעון נוכחות חכם וגמיש – כזה שניתן להפעיל מהנייד או מהמחשב – הוא כלי שמקל משמעותית הן על העובד והן על מחלקת השכר, מבלי לוותר על תיעוד ואחריות.
בתקופות חירום, הלחץ על תפקוד עסקי מיידי מתנגש לעיתים עם קשיים אישיים של עובדים. כאן נדרשת מיומנות גבוהה של HR:
זיהוי מצוקות לפני שהן הופכות לעזיבה או שחיקה.
ניהול ציפיות פנימי וחיצוני – גם מול ההנהלה וגם מול העובדים.
שימוש במערכות נוכחות חכמות שמקלות על המעקב מבלי להכביד על העובד.
יצירת מדיניות גמישה שמכירה באילוצים – אך גם שומרת על יעדים.
דוגמה ליישום בפועל: ארגונים רבים בוחרים לאפשר לעובדים לדווח נוכחות בפורמט של “בלוק משימות” – כלומר, העובד מציין אילו משימות ביצע במהלך היום, גם אם עבד בשעות מפוזרות. גישה זו חוסכת בירוקרטיה, מחזקת את האמון ההדדי, ומאפשרת שמירה על חיבור בין העובד למטרות הארגון.
בנוסף, מנהלי HR יכולים להציע ערוצי תמיכה רגשית מקצועית – ממפגשי זום קבוצתיים ועד גישה לאנשי טיפול – כחלק ממדיניות רווחה מתקדמת.
דווקא כשאין מגע יומיומי במשרד, הערוצים הלא פורמליים נעלמים – והצוותים עלולים להרגיש מנותקים. כאן נמדדת היכולת של HR לשמר את החיבור האנושי גם דרך מסך:
כלים אלה מסייעים בזיהוי מגמות, מצוקות או נקודות חיכוך – ומאפשרים תגובה מדויקת יותר.
תפקיד מנהלי משאבי האנוש בתקופת חירום הוא תפקיד מפתח – לא רק תפעולי, אלא גם רגשי, מוסרי ואסטרטגי. כשמחלקת HR יודעת לראות את האדם שמאחורי העובד, ולחבר בין מטרות הארגון לצרכים של אנשי הצוות – היא הופכת להיות לא רק חלק מהמערכת, אלא מנוע הצמיחה שלה.
כי בסוף, גם כשהכול מסביב רועד – האנשים צריכים מישהו שיראה אותם. וזה בדיוק הרגע שבו מנהלי HR מוכיחים את שליחותם.
אל תישארו מאחור – קבלו את כל החידושים והפתרונות לפני כולם.
הכירו את פתרון ניהול המשאב האנושי המתקדם שלנו – מערכת חכמה שמפשטת את כל תהליך ניהול שעות העבודה, ההיעדרויות והמשמרות. הצטרפו עכשיו לפיילוט חינם וגלו איך חדשנות טכנולוגית יכולה לחסוך לכם זמן וכסף.
