השלמה אוטומטית: פתרון חכם לניהול נוכחות - ללא צורך בדיווח יומי

• ניהול נוכחות בארגונים – במיוחד בסביבה דינמית כמו הייטק – יכול להפוך למשימה מורכבת. בין דוחות ידניים, דיווחי סוף חודש ומעקב אחרי חופשות ומחלה, הארגון כולו – מהעובדים ועד מנהלי HR – משקיע זמן רב בתהליכים אדמיניסטרטיביים שאפשר לייעל. כאן נכנסת לתמונה מקאנו עם פתרון חכם – השלמה אוטומטית, המאפשרת לנהל את הנוכחות בצורה רציפה ומדויקת, ללא צורך בדיווח יומי.

האתגר של ניהול נוכחות קלאסי

• במודל המסורתי, העובדים מדווחים באופן ידני על שעות העבודה שלהם (כניסה, יציאה והיעדרות), בין אם על בסיס יומי או בסוף החודש. הדיווח יכול להתבצע באמצעות החתמה בשעון פיזי או אפליקציית נוכחות, הזנת שעות במערכת, או מילוי טבלאות ודוחות חודשיים. בסוף החודש, מנהלים או גורמים ב-HR בודקים את הנתונים, מאשרים אותם ומעבירים לחישוב שכר.

  למרות שהרבה חברות מסתדרות היטב עם הדיווח הידני, הוא עדיין מצריך מהעובדים לזכור להזין שעות מדי יום או לסגור פערים בסוף החודש. כתוצאה מכך:

  • מנהלים מתקשים לעקוב אחר ימי חופשה ומחלה.
  • חישוב השכר עלול להיות שגוי.
  • התהליך יוצר עומס מיותר על העובדים, שעלול לפגוע במוטיבציה ובשביעות הרצון.

החידוש של meckano: השלמה אוטומטית שמנהלת את היום במקומכם

• השלמה אוטומטית היא פתרון שמאפשר לעובדים לוותר כמעט לחלוטין על הדיווח היומי. המערכת משלימה באופן אוטומטי את שעות התקן שהוגדרו מראש, ומבצעת התאמות בהתאם לדיווחים על אירועים חריגים כמו חופשה, מחלה או היעדרות אחרת.

אפשרויות ההשלמה האוטומטית

• המערכת מאפשרת שלושה מודלים גמישים להתאמה לצורכי החברה והעובדים:

• עדכון שעת כניסה/יציאה על פי התקן – העובדים מדווחים כניסה או יציאה, והמערכת משלימה את השעה החסרה ברגע הדיווח. לדוגמה: אם תקן שעות העבודה של עובד או עובדת הוא 9 שעות עבודה יומיות, והם דיווחו כניסה בשעה 9:00, המערכת תשלים עבורם את שעת היציאה לשעה 18:00.

• עדכון שעת כניסה/יציאה בסוף יום הנוכחות – ההשלמה מתבצעת בדומה לסעיף הקודם, אך העדכון מתבצע בסוף יום הנוכחות בשעה 23:59.

• עדכון שעות העבודה על פי התקן – המערכת משלימה אוטומטית את שעות התקן היומיות של כל עובד ללא צורך בדיווח כניסה/יציאה. (במידה ולא דווח אירוע חריג, כמו חופשה, מחלה, מילואים וכו׳).

• הגמישות הזו מאפשרת לכל ארגון לבחור את המודל שנוח לו, תוך התאמה מלאה לצרכים של צוותים שונים ולנהלי דיווח מגוונים בחברה.

יתרונות ההשלמה האוטומטית

• לצד העובדים:

  • אין צורך בדיווח יומי – חיסכון בזמן ובסטרס.
  • ביטחון מובנה – עובדים יודעים שהשעות שלהם מתועדות ומחושבות באופן עקבי ואמין.
  • גמישות מלאה – מדווחים רק כשצריך לדווח על אירוע חריג.
  • חווית משתמש חלקה – פשוט,אינטואיטיבי ומתאים לסביבת העבודה המודרנית.

   

  לצד המנהלים:

  • מעקב שוטף – תמונת מצב עדכנית של כל העובדים.
  • זיהוי חריגות מיידי – חופשה/מחלה שלא דווחו כראוי או יום עבודה חלקי.
  • ללא טעויות אנוש – ההשלמה האוטומטית מבטיחה חישוב שעות עבודה מדויק ועקבי.
  • חיסכון בזמן ומשאבים – ללא מרדף אחרי דיווחים, פחות קליקים ויותר זמן עבודה, במיוחד בחברות עם צוותים גדולים או עובדים מרוחקים.
  • תובנות על מגמות נוכחות – אילו עובדים נעדרים לעיתים קרובות יותר, אילו ימים עמוסים יותר וניתוחים נוספים שמסייעים בקבלת החלטות ניהוליות.
  • תיקונים במידת הצורך – אפשרות לבקש מהעובד לתקן דיווחים חסרים או להוסיף אירועים מיוחדים.

כיצד מפעילים את ההשלמה האוטומטית במערכת מקאנו?

• 1. התחברו כמנהלים למערכת meckano
  2. בתפריט ראשי׳ > ׳חוזי עבודה׳, בחרו בחוזה העבודה אותו תרצו לערוך.
  3. במסך החוזה שנפתח לפניכם, בחרו בלשונית ׳הגדרות נוספות׳.
  4. תחת ׳היעדרויות ואירועים׳ תמצאו את שלוש אפשרויות ההשלמה האוטומטית:
     עדכון שעת כניסה/יציאה על פי התקן
     עדכון שעת כניסה/יציאה על פי התקן בסוף יום הנוכחות
     עדכון שעות העבודה על פי התקן בסוף יום הנוכחות
  5. בחרו באפשרות הרצויה, ולאחר מכן לחצו על ׳שמור שינויים׳.

חוסכים זמן, שומרים על דיוק

• השלמה אוטומטית של Meckano היא כלי מתקדם ויעיל לניהול נוכחות בחברות הייטק. המערכת מאפשרת למנהלים לקבל תמונת מצב מדויקת ועדכנית של כל העובדים, לעקוב אחר נוכחות בצורה פשוטה ולמנוע טעויות אנוש. במקביל, העובדים נהנים מחיסכון בזמן, גמישות בדיווח וחוויית משתמש חלקה ואינטואיטיבית.

  הגמישות של המערכת, עם שלוש אפשרויות השלמה אוטומטית, מאפשרת התאמה מלאה לכל סגנון ניהול, לכל צוות ולכל סוג עבודה – והופכת את מקאנו לכלי חכם, מדויק ומתקדם לניהול משאבי אנוש בארגון.

   

  רוצים לגלות איך מקאנו יכולה לחסוך לכם זמן ולפשט את ניהול הנוכחות בארגון? נסו אותנו בחינם.