מכירים את הימים האלה שאתם מגיעים למשרד (או פותחים את הלפטופ בבית), רצים ממשימה למשימה, כמעט לא נושמים, ובערב בוחנים שוב את רשימת המטלות ותוהים: “רגע, מה בעצם עשיתי היום?”
אתם לא לבד, ואפילו יש שם לתופעה הזו – מלכודת העשייה, מצב בו אנו עסוקים כמעט ללא הפסקה, אבל חלק גדול מהזמן מוקדש לפעולות שמייצרות תחושת התקדמות, ולא בהכרח התקדמות אמיתית.
למה ואיך נופלים למלכודת העשייה? איך יוצאים מהמלכודת הזו? ואיך מנהלים נכון את שעות העבודה?
מלכודת העשייה נוצרת כשהעבודה עצמה נדחקת הצידה לטובת כל מה שמסביב לה.
במקום להתקדם במשימות שמייצרות ערך, יום העבודה מתמלא בפעולות קטנות: מענה למיילים, עדכון סטטוסים, אישורים, תיאומים, הודעות, מעבר בין מערכות וישיבות שמתווספות ללוח השנה. כל אחת מהן נראית שולית בפני עצמה, אבל יחד הן משאירות מעט מאוד זמן לעבודה שדורשת ריכוז, חשיבה או קבלת החלטות.
המלכודת הזו מבוססת על האשליה שככל שאנו עסוקים יותר – אנו כנראה יעילים, חשובים ופרודוקטיביים יותר. אבל בפועל, להיות עסוקים ולהיות פרודוקטיביים אלה שני דברים שונים לחלוטין.
אחת הסיבות היא שהמוח שלנו אוהב לסיים משימות. כל מייל שנענה, כל הודעה שטופלה וכל סעיף שנמחק מרשימת המשימות מעניקים תחושת סיפוק קטנה.
הבעיה מתחילה כשהמשימות הקטנות האלה משתלטות על סדר היום.
מחקר של Asana מצא שעובדים מקדישים חלק משמעותי משעות העבודה שלהם למה שהחברה מכנה “עבודה סביב העבודה” (Work About Work) – תיאומים, חיפוש מידע, עדכוני סטטוס ומשימות אדמיניסטרטיביות שמאפשרות לעבודה להתקיים, אבל אינן העבודה עצמה.
למשל, זמן נוטה להתבזבז על פעולות אדמיניסטרטיביות ״קטנות״ שחוזרות על עצמן, כמו אישורים של בקשות דחופות, דיווחי שעות, עדכוני סטטוס, תיאומים ומעקב אחר משימות. אלו פעולות חשובות אמנם, אבל כשהן מתבצעות ידנית או מפוזרות בין כמה מערכות וגורמי ניהול, הן יוצרות עומס מיותר.
סיבה נוספת שאנו נופלים למלכודת העשייה היא דווקא סיבה תרבותית; בחברה המודרנית ובעולם העסקים בפרט, להיות “עסוק” הפך לסמל סטטוס ולמדד להצלחה וערך עצמי. אנשים רבים חוששים שאם יעצרו, יקחו פסק זמן או פשוט ישבו לחשוב, יתר האנשים בארגון יחשבו שהם לא תורמים או לא עובדים מספיק קשה.
אם מודדים עומס במקום תוצאות, מתפתחת תרבות של עשייה אינטנסיבית שלאו דווקא מייצרת ערך.
החדשות הטובות הן שלמלכודת העשייה יש סימנים די ברורים, וברגע שמזהים אותם אפשר גם להתחיל לשנות את דפוסי העבודה.
לא תמיד קל לזהות שהתהליך הזה כבר הפך לחלק מהשגרה, לכן כדאי שתבחנו את עצמכם ואת הצוות שלכם לפי שלושת הסימנים הבאים:
מותשים ללא הישגים: אתם (או העובדים) עובדים שעות ארוכות ומגיעים הביתה מותשים לחלוטין, אבל כשבוחנים את היום ושואלים: “מה בעצם השגתי היום?”, אין תשובה ברורה.
סדר יום ריאקטיבי (מוכתב על ידי דחיפות): יום העבודה לא מנוהל לפי סדרי העדיפויות האסטרטגיים של הארגון, אלא מוכתב לחלוטין על-ידי “כיבוי שריפות” – מיילים חדשים, הודעות דחופות, ישיבות שצצות ברגע האחרון…
אין זמן לחשוב קדימה: כשכל יום העבודה מוקדש למה שקורה בשוטף וממהרים לעבור ממשימה למשימה, לא נשאר זמן לחשיבה יצירתית ותכנון ארוך-טווח.
אין כאן פתרון קסם. אם אתם רוצים לשפר את הפריון מבלי להאריך את יום העבודה, הנה ארבעה עקרונות שכדאי לכם לאמץ:
הגדירו הצלחה לפני שאתם מתחילים לעבוד.
הפסיקו למדוד את יום העבודה שלכם בכמות המשימות שביצעתם. במקום זאת, מדדו אותו בתוצאות המשמעותיות שהשגתם. שאלו את עצמכם בתחילת היום: “מהן 2-3 התוצאות שאם אשיג אותן היום, היום הזה ייחשב להצלחה?”.
השינוי הזה נשמע קטן, אבל הוא משנה את נקודת המבט. במקום למדוד כמה דברים הספקנו לעשות, אנחנו מתחילים למדוד מה באמת קידמנו.
נהלו את הזמנים באופן אקטיבי.
אל תתנו ליומן שלכם להתמלא מעצמו. קבעו לעצמכם (ולעובדים שלכם) חלונות זמן מוגדרים ביומן ללא הפרעות, שמוקדשים אך ורק למשימות המורכבות שמניבות את הערך הגבוה ביותר לארגון. בזמן הזה, מכבים התראות וסוגרים את תיבת המייל. כן, כן. גם שעה אחת כזו ביום יכולה להיות שווה יותר מכמה שעות של עבודה מקוטעת.
תנו לטכנולוגיה לעבוד בשבילכם.
הרי לשם כך היא קיימת, לא? בחנו את התהליכים הארגוניים עצמם, ובדקו: האם עובדים צריכים לבצע את אותה פעולה בכמה מערכות? האם אישורים פשוטים עוברים דרך מספר גורמים? האם מנהלים צריכים לרדוף אחרי מידע כדי להבין מה מצב המשימות? אלו משימות שמערכת לניהול נוכחות ושעות עבודה מסוגלת לפשט. לעיתים קרובות, שיפור הפריון מתחיל דווקא בפישוט של תהליכי העבודה.
למדו לומר “לא”.
לא כל בקשה שמגיעה היא באמת חשובה, ולא כל משימה חייבת להתבצע מיד. בתחילת כל יום עבודה, דרגו את המשימות מדחופות יותר לדחופות פחות, ודבקו בתעדוף שיצרתם. בנוסף, סננו משימות ומטלות שגוזלות זמן ומרגישות דחופות, אך בפועל אינן מקדמות את המטרות ארוכות הטווח של העסק.
אל תשכחו לעצור.
הפסקה היא לא בזבוז זמן, היא חלק מהעבודה. יצירתיות, פתרון בעיות מורכבות וקבלת החלטות נכונות דורשות זמן פנוי ומנוחה למוח, אפילו משהו מתוק ליד הקפה.
נכון, אתם לא יכולים לבטל כל ישיבה מיותרת או למנוע כל הסחת דעת, אבל אתם כן יכולים לבנות סביבת עבודה שעוזרת להתמקד במה שחשוב. זה מתחיל בתהליכים פשוטים יותר, ממשיך בקבלת החלטות שמבוססת על נתונים (ולא על תחושות של עומס או לחץ), ומסתיים בתרבות ארגונית שמודדת התקדמות, לא רק תעסוקה.
כמנהלים, אתם לא יכולים לשבת ליד כל עובד ועובדת ולבדוק איך נראה יום העבודה שלהם. אתם גם לא צריכים. מה שאתם כן צריכים הוא להבין איפה הזמן באמת מתבזבז: האם חלק גדול מהיום מושקע במשימות אדמיניסטרטיביות? האם תהליכי אישור מתעכבים כי הם עוברים בין כמה גורמים? האם מנהלים משקיעים זמן יקר במרדף אחרי מידע שכבר אמור להיות זמין?
לא מעט עומסים נוצרים דווקא מהפעולות הקטנות שחוזרות על עצמן מדי יום. בקשת חופשה שמועברת במייל, דיווח שעות שנעשה ידנית, אישורים שמחכים למנהל שנמצא בפגישה או מידע שמפוזר בין כמה מערכות. כל אחת מהפעולות האלה נמשכת דקות ספורות, אבל כשהן חוזרות על עצמן עשרות או מאות פעמים בחודש, הן גוזלות זמן יקר מהעובדים וגם מהמנהלים.
במערכת meckano, למשל, הדיווחים, בקשות החופשה, האישורים, הנוכחות ותהליכי העבודה מרוכזים במקום אחד, ולכן הרבה פחות זמן מתבזבז על בירוקרטיה ועל חיפוש מידע. בנוסף, המערכת מאפשרת להגדיר פעם אחת אוטומציות חכמות שמאפשרות למנהלים להתעסק במה שחשוב באמת במקום לרדוף אחרי עדכונים או להזין שוב ושוב את אותם הנתונים.
אם הייתם מסתכלים עכשיו על יום העבודה של הצוות שלכם, האם הייתם יודעים להגיד לאן באמת הולכות שעות העבודה? כמה מהן מושקעות במשימות שמקדמות את הארגון, וכמה נבלעות בתהליכים, באישורים ובבירוקרטיה?
לפעמים, כל מה שצריך כדי לצאת ממלכודת העשייה הוא להתחיל לראות את יום העבודה קצת אחרת. ברגע שיהיו לכם תשובות ברורה לשאלות האלה, תוכלו לקבל החלטות טובות באמת – בין אם מדובר בשינוי תהליך, בהגדרה מחדש של סדרי עדיפויות או בשימוש בכלים שיעשו לכם את העבודה פשוטה הרבה יותר.
רוצים לראות כיצד מערכת מקאנו יכולה לעזור לכם לנהל את זמן העבודה בצורה יעילה יותר? נסו את מקאנו עכשיו בחינם – ללא התחייבות, ללא אמצעי תשלום.
קבלו מאיתנו את כל החידושים והפתרונות לפני כולם.
הכירו את פתרון ניהול המשאב האנושי המתקדם שלנו – מערכת חכמה שמפשטת את כל תהליך ניהול שעות העבודה, ההיעדרויות והמשמרות. הצטרפו עכשיו לפיילוט חינם וגלו איך חדשנות טכנולוגית יכולה לחסוך לכם זמן וכסף.
