מחקר חדש של Software Finder מצא כי 66% מהעובדים מודים שמעמידים פנים שהם עסוקים במהלך יום העבודה. בקרב דור ה-Z הנתון כבר מטפס ל-80%, ובממוצע מדובר בכמעט חמש שעות בשבוע שמוקדשות בעיקר כדי להיראות עסוקים.
הנתונים האלה מעוררים לא מעט ביקורת כלפי עובדים, אבל הם מעלים גם שאלה מעניינת למנהלים; הרי אם כל כך הרבה עובדים מרגישים צורך להיראות עסוקים, האם ייתכן שהסיבה אינה נעוצה רק בהתנהגות שלהם, אלא גם באופן שבו ארגונים תופסים פרודוקטיביות ומודדים אותה?
נוכחות היא חלק בלתי נפרד מהעבודה עצמה, וברוב הארגונים משמשת כאחד המדדים המרכזיים להערכת העבודה והעובדים. זה עובד גם לצד ההפוך – כשעובדים מנצלים הרבה ימי חופשה או נעדרים לעיתים קרובות, זה עלול לפגוע בתדמית ובאופן בו מעריכים אותם.
אבל חשוב להבין: כיום, עבודה כבר לא נמדדת רק בזמן שישבנו מול המחשב או במספר השעות שבילינו במשרד. ולמה זאת?
עבודה יכולה להיות שיחת טלפון שפתרה בעיה מורכבת, שעתיים של תכנון, ישיבת צוות שבה התקבלה החלטה משמעותית, או משימה שהושלמה מהר מהצפוי בזכות ניסיון קודם. כלומר, חלק גדול מהערך שעובדים מייצרים פשוט לא תמיד נראה לעין.
לכן, כשאנחנו מנסים להעריך עבודה רק לפי נוכחות או שעות, אנחנו עלולים לפספס את השאלה החשובה באמת: מה התקדם במהלך יום העבודה? מה הערך שאותם עובד ועובדת מביאים באמת?
זו כנראה אחת הסיבות לכך שהנתונים שעלו במחקר אינם מפתיעים כפי שהם נשמעים.
אם עובדים מרגישים שהדרך שבה יעריכו אותם היא לפי מידת ה”נראות” שלהם – כמה זמן הם מחוברים, כמה מהר הם מגיבים או כמה שעות הם נמצאים בעבודה – טבעי שחלקם ישקיעו מאמץ גם בלהיראות עסוקים. לא בהכרח מתוך חוסר מוטיבציה, אלא משום שזה המסר שהארגון מעביר להם, גם אם לא במכוון.
מעניין לראות שגם ממצאי המחקר מחזקים את הרעיון הזה. 63% מהעובדים בארגונים שמנטרים את פעילותם דיווחו שהניטור דווקא מגביר אצלם את הנטייה “להעמיד פנים” שהם עובדים, וכמעט מחציתם אמרו שהלחץ להיראות עסוקים תורם לתחושת השחיקה שלהם.
המשמעות אינה שמנהלים צריכים להפסיק למדוד שעות עבודה או לוותר על בקרה. שעות העבודה ימשיכו להיות חשובות לצורך שכר, נוכחות, משמרות ועמידה בדרישות החוק. אבל ייתכן שהגיע הזמן להוסיף למשוואה עוד שאלה אחת: לא רק כמה זמן אותם עובד או עובדת עבדו, אלא גם מה הם הצליחו לקדם בזמן הזה.
אם שעות העבודה כבר לא מספרות את כל הסיפור, נשאלת השאלה: מה כן? אבל אין כאן תשובה חד משמעית.
לא צריך להפסיק לנהל נוכחות. שעות עבודה, דיווחי נוכחות ותכנון משמרות הם עדיין חלק חשוב מניהול הארגון, וגם חיוניים לצורך שכר, חוקי העבודה ותכנון כוח האדם. אבל הם כבר לא יכולים להיות המדד העיקרי.
כדי להבין מה באמת קורה בארגון, צריך לראות גם את העבודה עצמה. אילו משימות הוגדרו? מה כבר הושלם? מה מתעכב? אילו פרויקטים מתקדמים כמתוכנן, ואיפה מתחילים להיווצר צווארי בקבוק?
ברגע שמנהלים רואים את התמונה הזו, גם השיח עם העובדים משתנה. במקום להתמקד בשאלה “כמה שעות עבדתם?”, אפשר להתחיל לדבר על מה שבאמת חשוב: מה הצלחנו לקדם, מה מעכב אותנו ואיך אפשר לעבוד טוב יותר.
וגם כאן יש קאץ׳ – הרי קל ליפול למלכודת של ניהול יותר (micromanagement), ואסור ליפול אליה. היא בעייתית לא פחות מפיקוח יתר על הנוכחות.
אז איך משלבים בין השניים באופן שלא יפגע בעובדים ובעבודה עצמה?
כששומעים את המונח “ניהול משימות”, קל לדמיין אין-סוף רשימות, התראות וניהול שדורש בדיקות של מה הושלם פעם בשעה. אבל זו סטיגמה על מערכות מיושנות ולא גמישות, שמונעת מארגונים לנצל את הכלי החשוב הזה.
מערכת לניהול משימות לא אמורה לשמש ככלי לפיקוח, אלא ככלי ליצירת סדר ובהירות. היא מאפשרת לכל אחד בארגון לדעת מה נמצא בטיפול, מה נמצא בעדיפות גבוהה, אילו משימות הושלמו ואיפה נדרש סיוע. במקום לרדוף אחרי עדכונים, לקיים ישיבות סטטוס רק כדי להבין “איפה הדברים עומדים” או לשלוח עוד הודעה של “מה קורה עם המשימה?”, המידע כבר נמצא במקום אחד ונגיש לכל מי שצריך אותו.
המשמעות היא שמנהלים יכולים להתמקד פחות במעקב אחרי העובדים, ויותר בהסרת חסמים, בתעדוף נכון ובקבלת החלטות. העובדים, מצדם, נהנים מתמונה ברורה יותר של תחומי האחריות שלהם, מה שמפחית אי-ודאות, מונע כפילויות ועוזר להם לעבוד באופן עצמאי יותר.
בסופו של דבר, מערכת לניהול משימות לא נועדה לגרום למנהלים לנהל יותר או ליפול לניהול-יתר. היא נועדה לאפשר להם לראות את התמונה המלאה והמעודכנת – ולפנות יותר זמן לניהול אמיתי.
גם ניהול משימות, טוב ככל שיהיה, הוא רק חלק מהתמונה.
נניח שמשימה מסוימת מתעכבת. האם הסיבה היא שהעובדים עמוסים? שאחד מהם נעדר כמה ימים? שהם מתעסקים במשימות דחופות אחרות? או שאולי בכלל מדובר בחלוקת עבודה לא נכונה?
כדי לענות על השאלות האלה, לא מספיק לראות את רשימת המשימות. צריך להבין גם מה קרה מסביבן.
כאן בדיוק נכנס היתרון של מערכת שמחברת בין ניהול המשימות לבין ניהול הנוכחות.
ב-meckano, למשל, נתוני הנוכחות, המשימות ותהליכי העבודה מרוכזים באותה מערכת. המשמעות היא שמנהלים כבר לא צריכים לעבור בין כמה כלים שונים כדי להבין מה קורה בצוות שלהם. הם יכולים לראות במקום אחד מי נוכח בעבודה, מי נמצא בעומס, אילו משימות פתוחות, אילו פרויקטים מתקדמים כמתוכנן ואיפה נדרש סיוע או שינוי סדרי עדיפויות.
החיבור הזה יוצר תמונת מצב אחרת לגמרי. לא רק כמה שעות כל עובד ועובדת עבדו, אלא גם מה קרה במהלך אותן שעות.
קשה לענות על כל השאלות כשמנהלים מסתכלים רק על שעות העבודה או רק על רשימת המשימות. כשהכול נמצא באותה מערכת, הרבה יותר קל להבין את ההקשר ולקבל החלטה מושכלת.
המחקר של Software Finder אמנם עוסק בעובדים שמעמידים פנים שהם עסוקים, אבל קורא לכם לבחון מחדש את האופן בו אתם מודדים את העבודה בארגון. כל עוד נוכחות היא המדד המרכזי, טבעי שעובדים ישקיעו גם בלהיראות נוכחים. אבל כשמנהלים מסתכלים גם על התקדמות, משימות ותהליכי עבודה, ובהתאם לאלו מעריכים את העובדים – שם תהיה ההשקעה.
שעות העבודה עדיין חשובות, אבל הן רק חלק מהסיפור.
רוצים לראות איך ניהול משימות משתלב עם ניהול הנוכחות במערכת אחת? הכירו את מודול ניהול המשימות של meckano.
רוצים לראות איך השילוב בין ניהול נוכחות לניהול משימות עובד בפועל? נסו את מערכת מקאנו בחינם, ללא התחייבות וללא אמצעי תשלום.
קבלו מאיתנו את כל החידושים והפתרונות לפני כולם.
הכירו את פתרון ניהול המשאב האנושי המתקדם שלנו – מערכת חכמה שמפשטת את כל תהליך ניהול שעות העבודה, ההיעדרויות והמשמרות. הצטרפו עכשיו לפיילוט חינם וגלו איך חדשנות טכנולוגית יכולה לחסוך לכם זמן וכסף.
