האם האינטואיציה הניהולית פוגעת בקבלת ההחלטות שלכם?

• חלק גדול מההחלטות שאנחנו מקבלים מדי יום – בבית, מול חברים וגם בעבודה – מתקבלות הרבה לפני שיש לנו את כל המידע. לפעמים אנחנו פשוט מרגישים שמשהו נכון, או להפך, שמשהו לא מסתדר לנו, גם אם אנחנו עדיין לא יודעים להסביר בדיוק למה.

  לרוב אנחנו קוראים לזה ״תחושת בטן״, אבל זו יותר מרק תחושה. המוח שלנו לומד לזהות דפוסים, להשלים מידע חסר ולהסתמך על ניסיון קודם כדי להגיב מהר יותר למצבים מוכרים. זו אחת היכולות המרשימות והיעילות שיש – הרי שהיא חוסכת לנו את הצורך לנתח כל החלטה מאפס.

  בעולם הניהול, היכולת הזו הופכת למשמעותית אפילו יותר. מנהלים מקבלים עשרות החלטות בכל יום, לעיתים תחת לחץ, חוסר ודאות ומידע חלקי. הם לא יכולים לעצור לפני כל החלטה כדי לנתח כל נתון מחדש, ולכן באופן טבעי נשענים גם על האינטואיציה שפיתחו לאורך השנים.

  וזה לא דבר רע. להפך. מנהלים טובים צריכים אינטואיציה. למעשה, היא אחת הסיבות שהם הפכו למנהלים טובים מלכתחילה.

  אז איך יכול להיות שיכולת כל כך חשובה ומבורכת עלולה להוביל אותנו להחליט החלטות שגויות, ואפילו לפגוע ביכולת הניהולית ובארגון כולו?

האותיות הקטנות – כך הניסיון שלנו עובד נגדנו

• אינטואיציה נשענת על מה שחווינו בעבר, על ניסיון ועל ידע שרכשנו. ככל שאנחנו צוברים יותר ניסיון, אנחנו משלימים כמעט אוטומטית את החלקים החסרים כך ומקבלים החלטות מהר יותר. זו בדיוק הסיבה שניסיון הוא אחד היתרונות הגדולים ביותר של מנהלים.

  בנוסף לכך, וכאן גם הקאץ׳ – ניסיון יוצר תחושת ודאות. אחרי שנים של עבודה, קל להרגיש שאנחנו כבר יודעים מה עומד מאחורי כל בעיה, גם אם לא וידאנו את כל הפרטים הקטנים. הרי כבר ראינו עובדים כאלה וכאלה, כבר התמודדנו עם עומס כזה, כבר עברנו תקופה דומה… וככה מקרים מסוימים הופכים מהשערה – לעובדה.

  אולי אתם מזדהים עם חלק מאלו:
  ״ימי ראשון תמיד עמוסים״
  ״חסרים עוד עובדים במחלקה הזו״
  ״____ תמיד עושה שעות נוספות״
  ״בתקופת _____ חייבים גיבוי״

  יכול להיות שבמקרים מסוימים הם באמת נכונים, אבל גם יכול להיות שלא. אולי ימי ראשון באמת היו עמוסים במשך תקופה מסוימת, אבל מאז חלוקת המשמרות השתנתה. אולי נדמה שחסרים עובדים נוספים, כשבפועל צריך פשוט לבחון מחדש את חלוקת המשימות והעומסים.

  הבעיה היא לא הסקת המסקנות עצמה, אלא שלפעמים לא בודקים אותן לעומק, ולא בוחנים האם המציאות השתנתה ואיך.

לא כל תחושה היא אינטואיציה

• חלק מאותן התחושות שמובילות אותנו בכלל לא קשורות לאינטואיציה.

  לפעמים אנחנו בטוחים שאנחנו מרגישים שמשהו עומד לקרות, אלא שהמוח שלנו פשוט מזהה סיטואציה שמזכירה לו חוויה קודמת. הוא משלים את החסר על בסיס מה שכבר קרה בעבר, כדי לעזור לנו להגיב מהר יותר ולהימנע מטעויות. זו יכולת מדהימה, והיא משרתת אותנו לא מעט.

  אבל היא גם עלולה לבלבל אותנו.

  נניח שמנהל או מנהלת חוו בעבר תקופה שבה עובדים מצויינים עזבו בגלל עומס. בפעם הבאה שהצוות יכנס לתקופה לחוצה, יכול להיות שאותם מנהלים ירגישו מיד שהם עומדים לאבד עובדים שוב.

  האם זו אינטואיציה? יכול להיות. אבל יכול להיות גם שזו פשוט הדרך של המוח לנסות להגן עליהם מפני חוויה שהם לא רוצים לחוות שוב.

  וזה ההבדל החשוב.

  אינטואיציה בריאה בדרך כלל לא מגיעה מתוך לחץ. היא לא דוחפת אותנו לפעול מיד, ולא מנסה לשכנע אותנו שאנחנו כבר יודעים את התשובה. היא בעיקר מעוררת סקרנות. היא גורמת לנו לעצור לרגע ולחשוב שאולי יש כאן משהו שכדאי לבדוק.

  פחד, לעומת זאת, פועל אחרת. פחד מחפש ודאות. הוא ממהר להגיע למסקנות, מחפש הוכחות למה שאנחנו כבר מאמינים בו.

  אולי זו אחת השאלות החשובות ביותר שכל מנהל ומנהלת יכולים לשאול את עצמם היא ״על מה התחושה שלי מבוססת?״

  כי רק כשמבינים מאיפה התחושה מגיעה, אפשר להחליט אם יש לסמוך עליה, או לבדוק אותה.

גם אינטואיציה טובה צריכה הוכחות

• מנהלים טובים לא צריכים לוותר על האינטואיציה שלהם. להפך. היא מבוססת על ניסיון, על היכרות עמוקה עם האנשים ועם הארגון, ועל אינספור מצבים שהם כבר חוו בעבר. במקרים רבים, היא גם זו שמזהה ראשונה שמשהו השתנה הרבה לפני שאפשר לראות את זה בדוחות.

  אז אולי במקום לשנות את האינטואיציה, צריך לשנות את התפקיד שלה. לא לראות בה תשובה, אלא נקודה למחשבה.

  אם האינטואיציה אומרת “משהו כאן לא מסתדר”, היא לא דורשת שנקבל החלטה מיד, אלא מזמינה אותנו לעצור, לשאול שאלות ולבדוק האם התחושה שלנו אכן משקפת את המציאות.

  אבל בואו נהיה כנים, לא תמיד קל להתחיל לוודא כל החלטה ובטח שאין זמן. מנהלים נדרשים לקבל החלטות תוך כדי תנועה, בין פגישות, שיחות, משימות ואירועים לא-צפויים. לא תמיד יש זמן לחפש דוחות, לפתוח קבצי אקסל או לאסוף מידע ממספר מערכות שונות. וכשצריך לקבל החלטה כאן ועכשיו, טבעי שנישען על הכלי הזמין ביותר שיש לנו – הניסיון.

  אבל דווקא כאן נתונים זמינים ומלאים יכולים לעשות הבדל ענק. הם לא תחליף לאינטואיציה הניהולית, פשוט מאפשרים לאמת אותה במהירות ובקלות. כשהמידע הנחוץ מרוכז במקום אחד ונגיש, הרבה יותר קל לעצור לרגע ולבדוק האם התחושה שלנו באמת משקפת את המציאות.

  זו בדיוק הגישה שעליה מבוססות מערכות לניהול שעות העבודה והמשאב האנושי, כמו מקאנו. מקאנו מרכזת במקום אחד את נתוני הנוכחות, שעות העבודה, ההיעדרויות, החופשות, המשמרות, המשימות והמסמכים של העובדים, כך שבכל פעם שצצה תחושת בטן – אפשר פשוט להציץ בנתונים דרך אפליקציית שעון נוכחות או המערכת הממוחשבת ולוודא האם זו רק תחושה, או שיש כאן מגמה אמיתית.

  מרגישים שימי ראשון עמוסים במיוחד? בדקו את דפוסי הנוכחות והעומסים.

  נדמה שאחד העובדים מבצע הרבה שעות נוספות? השוו את הנתונים שלו לצוות כולו ובחנו אם מדובר במגמה או במקרה נקודתי.

  מרגישים שמחלקה מסוימת נמצאת תחת עומס? תוכלו לזהות צווארי בקבוק, להשוות בין צוותים ולבדוק האם נדרש שינוי בחלוקת העבודה, במשמרות או בכוח האדם.

  בסופו של דבר, ככל שקל יותר להגיע לנתונים, כך קל יותר להפוך תחושת בטן להחלטה מבוססת.

אינטואיציה ונתונים עובדים טוב יותר יחד

• בסופו של דבר, אינטואיציה היא כוח שצריך לדעת להשתמש בו נכון. היא עוזרת לנו לזהות שינויים, להבחין בדפוסים ולקבל החלטות גם כשהמידע עדיין חלקי. אבל דווקא משום שהיא כל כך עוצמתית, חשוב לעצור מדי פעם ולבדוק שהיא עדיין נשענת על המציאות של היום, ולא על הזיכרונות, ההרגלים או החוויות של אתמול.

  אולי זו הסיבה שהמנהלים הטובים ביותר לא בוחרים בין אינטואיציה לנתונים. הם נותנים לכל אחד מהם תפקיד אחר. האינטואיציה עוזרת להם להבין אילו שאלות כדאי לשאול, והנתונים נותנים להם את הביטחון שהם אכן הגיעו לתשובה הנכונה. כי בסופו של דבר, ההחלטות הטובות ביותר לא מתקבלות רק מהראש או רק מהבטן, אלא מהיכולת לתת לשניהם לעבוד יחד.

   

  בפעם הבאה שמשהו לא ירגיש לכם נכון, אל תמהרו להסיק מסקנות. התחילו בבדיקה. אשף הדוחות של meckano יעזור לכם להוציא את הנתונים הרלוונטיים, לזהות מגמות ולהחליט מתוך תמונת מצב מלאה. רוצים לגלות איך זה נראה? לחצו כאן.