בעולם ניהול המשאב האנושי, זמן הוא המשאב היקר ביותר. ובכל זאת, ארגונים רבים עדיין מקדישים לא מעט זמן להשלמות, תיקונים, עובדים ששכחו לדווח ומרדף אחר נתונים שאמורים להיות כבר מסודרים ומעודכנים.
מערכת מקאנו נבנתה בדיוק בשביל הרגעים האלה – כדי להפוך תהליכים ידניים ומתישים לפעולות פשוטות שקורות מעצמן.
ריכזנו כאן כמה פיצ’רים שאולי עדיין לא יצא לכם להכיר, אבל ברגע שתתחילו להשתמש בהם – קשה לחזור אחורה.
הצורך של עובדים לזכור להחתים שעון מדי בוקר וערב מייצר לעיתים קרובות פערים בדיווחים, מה שגורר מרדף אדמיניסטרטיבי בלתי פוסק בסוף החודש.
השלמה אוטומטית מאפשרת למערכת לעדכן את שעות התקן של העובדים באופן עצמאי. למשל: אם עובד או עובדת דיווחו כניסה ב-9:00 ותקן העבודה שלהם הוא 9 שעות – המערכת משלימה יציאה ב-18:00, אוטומטית. אפשר לבחור בין כמה מודלים: השלמה מיידית, השלמה בסוף יום, או השלמת שעות תקן מלאות גם ללא דיווח.
זהו פתרון אידיאלי לסביבות עבודה מבוססות אמון או משרות גלובליות, שבהן הדיווח היומי הופך למשני.
רוצים לדעת עוד? למדריך המלא לחצו כאן.
חלק גדול מעבודת הנמלים בארגונים הוא הטיפול במצבים שחוזרים על עצמם ומצריכים “עין אנושית” שתזהה אותם. במקום לעבור דוח-דוח ולחפש חריגות, האוטומציות של מקאנו עושות את עבודת הניטור עבורכם.
מה זה בעצם אומר? אתם מגדירים מראש “כללי אצבע”, והמערכת פועלת ברגע שהם קורים. למשל:
התראות על שעות נוספות: הגדירו שברגע שעובדים חוצים רף מסוים של שעות נוספות בחודש, גם הם וגם המנהלים שלהם יקבלו התראה מיידית. זה מונע הפתעות בתקציב השכר בסוף החודש.
זיהוי חוסרים מיידי: במקום לגלות ב-30 לחודש שלעובד או עובדת חסרים 4 ימי דיווח, המערכת תשלח להם תזכורת אוטומטית ברגע שהיא מזהה יום עבודה ללא החתמה.
סנכרון חגים ואירועים: המערכת יודעת לחשב אוטומטית את ערכי השכר המשתנים בימי חג או ימי מנוחה מבלי שתצטרכו לעדכן זאת ידנית בכל פעם.
רוצים לגלות אוטומציות נוספות ואיך לבצע אותן במערכת? לחצו כאן.
סגירת שכר היא אחד התהליכים הרגישים והלחוצים בכל חודש. הבעיה המרכזית מתחילה כשדוחות מגיעים לחישוב השכר כשיש בהם חוסרים (דיווחי כניסה, יציאה או סיבות היעדרות כמו חופשה/מחלה), או גרוע מכך – כשהעובדים מופתעים מהשעות המתוגמלות בתלוש.
מנגנון נעילת הדוחות של מקאנו נועד להבטיח שנתוני השכר יהיו סופיים, מאושרים וללא חוסרים לפני שהם עוברים לשכר.
העברת אחריות לעובדים: העובדים מאשרים את דוחות הנוכחות שלהם בנעילה דיגיטלית, כך שמאמתים את הנתונים ולא רק מדווחים עליהם.
מניעת טעויות וחוסרים: לא ניתן לנעול דוח חודשי שחסרים בו נתונים.
הגנה משפטית: ברגע שהדוח מאושר ונעול, קיים תיעוד שהעובדים מאשרים את הנתונים. בנוסף, הנעילה מונעת שינויים רטרואקטיביים בדוחות.
ייעול זרימת העבודה: אין צורך בבדיקה פרטנית של כל שורה בדוח.
למידע נוסף על סגירת החודש עם מקאנו – לחצו כאן.
במקום שאתם תרוצו אחרי המידע – המידע מגיע אליכם. פאנל תזמון הדוחות של מקאנו מאפשר לכם להגדיר “סדר יום” למערכת, כך שהיא תפיק ותשלח את הדוחות הרלוונטיים לנמענים הרצויים באופן אוטומטי.
לדוגמה: מנהלי מחלקות יכולים לתזמן לימי חמישי דוח ריכוז שעות של הצוות שלהם ישירות למייל, מבלי שייאלץ להיכנס למערכת. או למשל, ניתן לתזמן דוח רבעוני להנהלה או דוח שבועי לחשבי השכר, מה שמבטיח שכולם מסונכרנים על הנתונים באופן שוטף.
רוצים לדעת אילו עוד תזמונים אפשר ליצור במערכת ואיך? לחצו כאן.
ניהול הוצאות באפליקציה של מקאנו מאפשר לעובדים לדווח מיידית על הוצאות ישירות מהטלפון הנייד שלהם – פשוט לצלם את החשבונית, להעלות אותה ללשונית “הוצאות” באפליקציה, ולשלוח לאישור מיידי של המנהל. כל התהליך מתבצע דיגיטלית, ללא טפסים, קבלות מנייר או מעקב ידני באקסלים.
למשל, עובדת שנמצאת בפגישה מזמינה מונית ומצלמת את הקבלה מיד לאחר התשלום; עובד אחר שמארח לקוח במסעדה מעלה את החשבונית תוך כדי או מיד אחרי הפגישה; ואיש שטח שמתדלק או קונה ציוד מתעד את ההוצאות באותו הרגע, במקום לשמור קבלות מנייר לסוף החודש. כך נוצר תהליך רציף, מדויק וללא חיכוך אדמיניסטרטיבי.
רוצים לראות איך זה עובד? לחצו כאן.
אחד הכלים במקאנו שהכי משפיעים על דיוק בנתוני הנוכחות בא לידי ביטוי לפני הדיווח עצמו – ברגע שבו פשוט לא שוכחים.
מערכת מקאנו מאפשרת לכם לשלב בין התראות חכמות עבור המנהלים, לבין תזכורות אישיות שכל עובד ועובדת יכולים להגדיר לעצמם; מצד אחד, מנהלים יכולים להגדיר התראות על מצבים שדורשים תשומת לב – כמו אי-דיווח כניסה או יציאה בזמן, חריגה ממכסת שעות או מעבר לשעות נוספות. ההתראות נשלחות רק כשבאמת יש צורך בטיפול, כך שהן נשארות מדויקות ורלוונטיות.
ומצד שני, העובדים יכולים להגדיר לעצמם תזכורות אישיות לדיווח נוכחות – לפי ימי העבודה והשעה שנוחה להם, אפילו לפי רדיוס מקום העבודה.
השילוב הזה בין שליטה ניהולית חכמה לבין תזכורת אישית מדויקת הופך את הדיווח לעקבי יותר לאורך כל החודש, ומצמצם מראש את רוב הטעויות שנוצרות פשוט כי שכחנו.
העובדים שלכם שוכחים להחתים נוכחות? ריכזנו עבורכם את כל הפתרונות במקום אחד – לחצו כאן.
במקרים בהם יש צורך לעדכן נוכחות של אחד העובדים עבור תקופה שלמה – למשל שירות מילואים או חופשה ארוכה – עדכון ידני הופך לתהליך ארוך ומסורבל.
כלי הדיווח המהיר של מקאנו מאפשר לעדכן נוכחות בצורה גורפת, ישירות מתוך דוח הנוכחות, מבלי לעדכן כל יום בנפרד. ניתן לבחור טווח תאריכים, להגדיר שעות כניסה ויציאה, ולעדכן מספר ימים בבת אחת.
ניתן גם להוסיף הערות לדיווח, לבחור אילו ימים לכלול (כולל ערבי חג וחגים), או להחריג ימים שבהם כבר קיימים אירועים רשומים.
רוצים לדעת איך לדווח נוכחות בקליק? לחצו כאן.
הפיצ’רים שסקרנו לא נועדו רק “להקל על העבודה” – הם נועדו לשנות את הדרך שבה ניהול נוכחות מתבצע בפועל: פחות תיקונים בדיעבד, פחות התעסקות אדמיניסטרטיבית, ושליטה מקסימלית על מה שקורה בארגון. כשכל תהליך הדיווח, האישור והסנכרון לשכר עובד בצורה מסודרת ואוטומטית, נוצר מרחב עבודה נקי יותר, כזה שמאפשר למנהלים להתמקד בניהול ולעובדים להתמקד בעבודה עצמה.
רוצים לגלות עוד? בבלוג של מקאנו תמצאו מדריכים, טיפים ומאמרים מקצועיים על ניהול נוכחות, שעות עבודה, ניהול עובדים ועוד המון – כל מה שעוזר להפוך את היום־יום הארגוני לפשוט, מדויק ויעיל יותר.
קבלו מאיתנו את כל החידושים והפתרונות לפני כולם.
הכירו את פתרון ניהול המשאב האנושי המתקדם שלנו – מערכת חכמה שמפשטת את כל תהליך ניהול שעות העבודה, ההיעדרויות והמשמרות. הצטרפו עכשיו לפיילוט חינם וגלו איך חדשנות טכנולוגית יכולה לחסוך לכם זמן וכסף.
