סוגרים חודש במערכת מקאנו

החשיבות של סגירת דוחות הנוכחות של העובדים בסוף חודש העבודה היא אחת הפעולות החשובות בניהול הנוכחות.
עצם ביצוע הנעילה של דוח הנוכחות על ידי העובד בעצם נותנת את אישורו וחתימתו על השעות, האירועים וההיעדרויות שדיווח במהלך החודש.
כך, יהיה קשה מאוד לעובד להלין בעתיד כי עבד יותר שעות ולא קיבל על כך תשלום.
כמו כן, לאחר נעילת הדוחות על ידי העובדים ואישורם על ידי המנהלים, מנהל המערכת נועל את כלל הדוחות לעריכה עתידית.

צד עובד

לעובדים המדווחים אינטרנטית או גישה לדוח אינטרנטי, יש אפשרות לנעול את הדוח בתום החודש.
על העובד לעבור על הדוח ולוודא שהשעות שהוא מדווח נכונות, להשלים מסמכים במידת הצורך כמו, אישור מחלה, אישור ימי מילואים וכו’.
דיווח על אירועים שלא דיווח כמו כנס, אירוע עסקי או פעילות מחוץ למשרד שמצריכה עדכון בדוח.
לאחר שעבר על הדוח לגשת לכפתור נעילה מעל הדוח ולנעול אותו.
ברגע שהדוח ננעל- רק מנהל יכול לפתוח אותו לעריכה.

חתימת עובד/מנהל על דוח נוכחות של העובד

בעת נעילת דוח הנוכחות ע”י העובד,
תופיע חותמת זמן בדוח הנוכחות.
חותמת הזמן תופיע בתחתית הדף ותציין את שם העובד/מנהל שחתמו על הדוח ותאריך נעילת הדוח.
הנתון יופק בדוח PDF בלבד

צד מנהל

לכם כמנהלים יש יכולת לזרז את פעולת נעילת הדוחות של העובדים על ידי שליחת תזכרות חודשית קבועה במייל או באסמס, באמצעות כלי תזמון דוחות.
בנוסף, אתם יכולים לראות סטטוס נעילה על ידי כניסה במערכת לדיווחי נוכחות > דוחות מיוחדים > חתימת דוחות
שם ניתן לראות מי ביצע נעילה ולפתוח אותה במידת הצורך, מי שעדיין לא נעל או לא יכול בגלל חוסר גישה, המנהל יכול לנעול עבורו את הדוח.
ניתן לצפות בתאריך הנעילה ומי ביצע את הנעילה וכמובן לייצא את הדוח כאסמכתא של נעילת הדוחות על ידי העובדים.

נעילת חודש

לאחר אישור כלל הדוחות של העובדים ואחרי שליחה לשכר, אנו ממליצים למנהל המערכת לבצע נעילה של כל החודש במערכת.
ניהול נתונים > נעילת חודש.
ניתן לראות במסך נעילת חודש מתי בוצע עדכון אחרון, בנוסף באפשרותך לנעול את דוחות הנוכחות בשני שלבים.
לחיצה אחת על המנעול (שינוי לצבע כתום), תמנע אפשרות עריכה של הדוחות על ידי עובדים ומנהלי צוותים.
לחיצה נוספת על המנעול (שינוי לצבע אדום), תמנע כל עריכה של הדוחות על ידי כל משתמשי המערכת.
פעולה זאת ניתנת על ידי מנהל מערכת בלבד ותמיד ניתן לשחרר את הדוחות מנעילה.
פתיחת החודש לאחר נעילתו, תוכל להתבצע רק על ידי אדמין של המערכת.