אוטומציה במערכת נוכחות

למה לקרוא אם אפשר להאזין?

האם מצאתם את עצמכם עושים את אותה משימה שוב ושוב? בין אם זה לבדוק שכל העובדים דיווחו נוכחות בכניסה וביציאה, שאין חוסרים בדוח נוכחות או אפילו לשלוח לעובדים תזכורת לחתום על דוח נוכחות, זה יכול להיות מאוד קל להיתקע בשגרה. אבל מה אם היה דרך להפוך את הפעולות החוזרות הללו ליעילות יותר ובפחות זמן? התשובה פשוטה: הפכו אותם לאוטומטיות.
אנחנו במקאנו מאמינים שעל ידי הפיכת המשימות החוזרות הללו לפעולות אוטומטיות, תוכלו לפנות זמן ואנרגיה יקרים כדי להתמקד במשימות חשובות יותר. אוטומציה במערכת נוכחות יכולה להיות פשוטה כמו שליחת התראה לעובד שלא דיווח נוכחות, או שליחת הודעה אוטומטית בכל סוף חודש לכל העובדים לנעול את הדוח נוכחות, ועוד המון התראות אוטומטיות שניתן להגדיר במערכת נוכחות מקאנו.
בנוסף לחיסכון בזמן, אוטומציה בשעון נוכחות יכולה גם לעזור להפחית את הסיכון לשגיאות ותביעות. לדוגמה, על ידי אוטומציה תוכלו להגדיר שהתראה תישלח לאחר שעובד חרג מהשעות המותרות ועבד מעל 12 שעות, וכך תמנעו ממעבר על החוק.

הגדרת התראות

התראות אוטומטיות הן חלק חיוני בכל מערכת נוכחות מודרנית. הם נועדו לפשט את תהליך המעקב אחר נוכחות העובדים ולהבטיח שהמנהלים יידעו על כל שינוי בזמן אמת ועם היד על הדופק בכל הקשור לעובדים שלנו. במאמר זה, נדון ביתרונות של התראות אוטומטיות במערכת נוכחות וכיצד הן יכולות לייעל את תהליך מעקב הנוכחות הן לעובדים והן למנהלים

עדכונים בזמן אמת:

אחד היתרונות המרכזיים של התראות אוטומטיות במערכת נוכחות הוא שהם מספקים עדכונים בזמן אמת לעובדים. לדוגמה ברגע שעובד שכח לדווח יציאה או כניסה בשעון נוכחות, הם יקבלו הודעה על כך ששכחו לדווח נוכחות.

דיוק משופר

על ידי אוטומציה של התראות, מערכת נוכחות יכולה להפחית את הסבירות לטעות אנוש ולשפר את הדיוק של דיווחי הנוכחות. הסיבה לכך היא שהודעות נשלחות מיד לאחר ביצוע שינויים, מה שמפחית את הסיכוי שעובדים ישכחו לעדכן את רישומי הנוכחות שלהם.

יעילות מוגברת

התראות אוטומטיות יכולות גם לעזור להגביר את היעילות על ידי צמצום הזמן שלוקח למעקב אחר נוכחות העובדים. מנהלים יכולים לשלוח הודעות לעובדים במהירות ובקלות, לחסוך זמן ולהפחית את עומס העבודה הקשור לשיטות מעקב ידניות.

תקשורת טובה יותר

התראות אוטומטיות יכולות גם לסייע בשיפור התקשורת בין מנהלים ועובדים. על ידי מתן עדכונים בזמן אמת, סביר יותר שהעובדים יקבלו מידע על שינויים בדיווחי הנוכחות שלהם ויכולו להגיב במהירות במידת הצורך.

פרודוקטיביות מוגברת

לבסוף, התראות אוטומטיות יכולות לעזור להגביר את הפרודוקטיביות על ידי צמצום הזמן שמנהלים ועובדים מבלים במעקב ידני אחר הנוכחות. כאשר הודעות נשלחות אוטומטית, העובדים והמנהלים יכולים להתמקד בעבודה שלהם במקום לעקוב אחר דיווחי הנוכחות שלהם.

לסיכום

הודעות אוטומטיות הן תכונה חשובה במערכת נוכחות. הם מספקים עדכונים בזמן אמת, משפרים את הדיוק, מגדילים את היעילות, משפרים את התקשורת ומגדילים את הפרודוקטיביות. על ידי ייעול תהליך מעקב הנוכחות, הודעות אוטומטיות יכולות לעזור לפשט את העבודה הן של העובדים והן של המנהלים.

הכירו את מערכת ניהול התראות האוטומטיות במקאנו:

מודול ניהול התראות במערכת נוכחות מקאנו, מאפשר לכם המנהלים לקבל הודעות “התראות” הקשורות לנוכחות העובדים ישירות לדוא”ל או בסמס, וכך משאירה אתכם מעודכנים ובשליטה מלאה על המתרחש בעסק שלכם בכל זמן ובכל מקום.
ניתן להגדיר על אילו עובדים ההתראות ישלחו: עובד ספציפי, מחלקה או כולם. באיזו תדירות: יומית, שבועית או חודשית. ולמי תישלח ההתראה.
בנוסף, ניתן לקבוע התראות אוטומטיות שישלחו לעובדים כאשר עובד לא דיווח כניסה או יציאה, כאשר עובד עבד מעל כמות שעות שהוגדרה במהלך משמרת או ממכסת שעות שבועיות ועוד. אז בפעם הבאה שאתם מוצאים את עצמכם עושים את אותה משימה שוב ושוב, תחשבו איך אתם יכולים להפוך אותה לאוטומטית. זה לא רק יחסוך לכם זמן ואנרגיה, אלא גם יעזור לכם להיות יעילים יותר בעבודה שלכם.
התקדמו עוד היום למקאנו מערכת נוכחות חכמה ומתקדמת ותהנו ממערכת ניהול ההתראות אוטומטיות שתעניק לכם שקט נפשי ומניעת סיכונים בהפרת זכויות עובדים ותחסוך לכם זמן יקר וכסף.

לקבלת פרטים והתאמת פתרון הנוכחות הנכון עבור העסק שלך,
ניתן להשאיר את הפרטים כאן או בטלפון 0737-969270