החזרה למשרד (RTO): כיצד לפקח על הנוכחות בלי לפגוע בעובדים?

• נושא החזרה למשרד (RTO – Return to office) הוא כבר לא רק עניין של נוכחות – אלא מבחן אמון בין מנהלים לעובדים; המעסיקים מגדילים את ימי הנוכחות במשרד ומחמירים את הפיקוח, בעוד העובדים, שהתרגלו לשילוב בין העבודה לחיים הפרטיים, דורשים לשמור על הנוחות והגמישות שהתרגלו אליה.

  התוצאה: מאז תחילת 2024 עלתה הנוכחות המשרדית ב‑3% בלבד, למרות שהדרישה מצד המעסיקים גדלה ב‑12%. חברות כמו אמזון, AT&T, גוגל ומיקרוסופט דורשות נוכחות משרדית גבוהה יותר, ובישראל – גם חברות כמו Wix ופלייטיקה דורשות הגעה כמעט מלאה.
  הפער הזה יוצר מתיחות בלתי נמנעת שמנהלים חייבים לדעת לנווט.

מדוע הארגון דורש חזרה למשרד?

• הדרישה של חברות לנוכחות פיזית אינה מקרית, היא תוצאה של אילוצים עסקיים ושינויים בשוק העבודה:

• שינויים בשוק ההייטק: עד לא מזמן העובדים נהנו מגמישות יתר. היום, אחרי גלי פיטורים והקפאת גיוסים, מעסיקים מרגישים בטוחים יותר לדרוש נוכחות, ולמעשה מאפסים את הנורמה שיצרה הקורונה.

• חיזוק התרבות הארגונית: מפגש פנים מול פנים מסייע בבניית קשרים בין עובדים, בלמידה משותפת ובהטמעת ערכי החברה.

• יעילות תפעולית וכלכלית: חזרה למשרד מאפשרת פיקוח טוב יותר על משאבים, שיפור רווחיות ושימוש אופטימלי בנדל״ן משרדי יקר.

• מנגד, העובדים מצביעים על יכולת להישאר יעילים גם מרחוק, חוסכים זמן וכסף על נסיעות, ונהנים מהאוטונומיה והאיזון בין העבודה לחייהם האישיים.

החזרה למשרד מסובכת יותר ממה שחשבתם

• הדרישה לחזרה למשרד מציבה בפני המנהלים לא מעט אתגרים:

לסמן וי וללכת

• חלק מהעובדים מגיעים למשרד באופן סימבולי: מעבירים כרטיס, מכינים קפה, עושים סיבוב קצר כדי להראות נוכחות ואז חוזרים לעבוד מהבית. תופעה זו מקשה על המנהלים להבין מי באמת נמצא ומתי ומובילה לסעיף הבא.

פיקוח אגרסיבי

• חברות שמנסות לאכוף נוכחות נוטות להפעיל ניטור טכנולוגי נוקשה: מערכות דירוג (״רמזור״), מעקב אחר חיבורי Wi-Fi, ואף קישור מדדי נוכחות לבונוסים. גישה כזו הופכת את העובדים לנתונים שיש לנהל, פוגעת משמעותית באוטונומיה ובאמון שלהם ואם לא די בכך, גם יוצרת התעסקות מיותרת ומתסכלת עבור המנהלים. במקום לפתור בעיה, היא יוצרת חדשות, כמו למשל:

התפטרות שקטה

• עובדים שחווים פיקוח יתר לעיתים מפתחים גישה שנקראת ״התפטרות שקטה״: הם מבצעים רק את מה שנדרש מהם, ללא יוזמה נוספת או מאמץ. מצב זה מעמיד בסכנה את שימור העובדים בארגון.

נוכחות ללא ערך

• חוסר משמעות בנסיעה למשרד הוא סיבה עיקרית להתנגדות ל- RTO. מעבר לנסיעה עצמה, עובדים שמגיעים כדי להשתתף בשיחות זום לבד או שהצוות שלהם לא נמצא, יוצאים מתוסכלים ומחוזקים בטענה שעדיף לעבוד מהבית. זה מחמיר כשקיים קושי לנהל מרחב עבודה היברידי – לא יודעים מי מגיע, מתי, והאם יש מספיק משאבים לצוות (עמדות נוחות, שולחנות עבודה וכדומה).

איזון בין פיקוח לחוויה

• החזרה למשרד מצליחה באמת רק כאשר מנהלים משלבים פיקוח שקוף ויעיל עם שמירה על חוויית העובד. הנוסחה המנצחת משלבת שני מרכיבים עיקריים: להפוך את השהייה במשרד לנעימה ומזמינה, ולנהל דיווחים ונוכחות באופן ברור ומדויק.

משרד אטרקטיבי הוא המפתח

• כדי שהעובדים ירצו להגיע למשרד חשוב להשקיע גם בתכנון סביבת העבודה וגם באווירה: שולחנות עבודה נגישים, עמדות נוחות, חדרי ישיבות מסודרים, לצד פרטים קטנים שמשדרגים את החוויה – קפה איכותי עם עוגיה, Happy Hour שבועי או פעילויות גיבוש שמחברות את הצוות.

דיווח מדויק ללא חיכוכים

• הפתרון לאתגרי ה-RTO טמון במערכת דיווח נוכחות חכמה, שתספק למנהלים ודאות מלאה ותמנע דיווחי נוכחות פיקטיביים.
  פתרונות דיווחי הנוכחות הבאים יכולים להבטיח למנהלים שליטה ובקרה על מתי והיכן נמצאים העובדים, מבלי להפוך את המעקב לפולשני או מעיק:

• דיווח נוכחות בטאבלט (קיוסק): מחליף את שעון הנוכחות המסורתי. ההחתמה נעשית דרך אפליקציית קיוסק הפועלת בטאבלט שבבית העסק בלבד, ומבטיחה דיווחים אמינים, קלים ונגישים.

• דיווח נוכחות אינטרנטי מבוסס IP: החתמה דרך הדפדפן ממחשב, אך רק מכתובות IP מאושרות. מאפשר גם מעקב אחר ביצועים וניהול משימות, בלי לפגוע בפרטיות העובדים.

• אפליקציית שעון נוכחות מבוססת GPS: דיווח מכל מקום, עם הגבלת מיקום החתמה מוגדרת מראש. מנהלים רואים את מיקום ההחתמה בלבד, ומקבלים כלי לניהול משימות, תוך שמירה על האוטונומיה של הצוות.

איזון מושלם בין שליטה לחווית עובד חיובית

• ארגונים זקוקים לפתרונות שיספקו להם את תמונת המצב המלאה, באופן שישמור על תחושת העצמאות והאמון של העובדים. מערכת שעון נוכחות meckano מציעה מגוון אפשרויות דיווח והחתמה, יחד עם כלים חכמים המאפשרים מעקב אחרי נוכחות, ביצועים ופרודוקטיביות באופן שקוף ומדויק.

  ניתן לשלב כמה פתרונות דיווח במקביל, לפזר אותם על פני מספר אתרי עבודה ולקבל את כל נתוני הנוכחות במרוכז, ישירות למערכת נוכחות מקאנו.

  רוצים לראות איך הופכים את החזרה למשרד לחלקה, יעילה ונוחה לעובדים ולמנהלים יחד? גלו את הפתרונות של meckano.