איחורים - בואו נדבר על זה!

כמה אתם באמת יודעים על התייצבות העובדים שלכם בזמן בעבודה.

בואו נשחק משחק, קחו דף ועט, רשמו את העובדים שלכם וכתבו ליד כל אחד מהעובדים את כמות הפעמים שאיחרו החודש רק מהזיכרון (בלי לרמות).

עכשיו, תפתחו את מערכת הנוכחות שלכם ובידקו את עצמכם, למי מכם שאין מערכת נוכחות ומבצע רישום ידני, אז פתחו את האקסל או הקלסר (ונחזור לזה בסוף המאמר).

ישנם תפקידים רבים שהגעה לעבודה בשעה מדוייקת אינה מאוד חשובה לביצוע העבודה, לסביבת העבודה, לאווירה ולביצועים.
יחד עם זאת, ישנם תפקידים שהגעה לעבודה בזמן הקבוע קריטית עבור הארגון כמו תפקידי שירות למיניהם, תפקידים במשמרות ועוד.
איחור של עובד משפיע על כל סביבת העבודה, לדוגמא: אנשי שירות טכני שצריכים לתת מענה טלפוני לתקלות של לקוחות ולא זמינים או טכנאי שלא מגיע לבית הלקוח בזמן וגורר את האיחורים לאורך שאר הלקוחות.

כמו כן, האיחורים משפיעים ברמה הכלכלית על העסק למשל, בקניונים קונסים בעלי חנויות אם הן נפתחות בשעה מאוחרת מהקבוע בחוזה שלהם.

חשוב לזכור, עובד שמרבה לאחר ואין על כך תגובה מצד המנהל, ימשיך לאחר.

הבעיה הגדולה יותר אצל מנהלים מבליגים, היא כאשר שאר העובדים שמגיעים בזמן, יבינו שהגעה בזמן אינו דבר עקרוני מבחינת האירגון ויפחיתו בעצמם את החשיבות של הגעה בזמן ותופעת האיחורים תתרחב.

אז מה עושים ואיך מטפלים בעניין האיחורים?

1. מודדים – כדי לנהל כמו שצריך, צריך כלים, מערכת נוכחות מספקת לך את הכלים הנכונים על מנת למדוד את העובדים וגישה תמידית לנתונים.

2. מתאמים ציפיות - יש לנהל שיחת תיאום ציפיות מול העובדים- כל עובד חייב לדעת מה מצופה ממנו והשלכות עליו ועל מקום העבודה בעקבות האיחורים.

   בודקים האם יהיה משהו שיפריע לו להגיע בזמן שנקבע לעבודה ובמידה וכן לנסות למצוא יחד פתרון – לעיתים זה יכול להיות רק בעיה של ניהול זמן לא נכון של העובד.

3. מתגמלים - ישנם אירגונים המתגמלים בבונוסים עובדים המגיעים בזמן לעבודה ומקזזים מהבונוס בגין איחורים.

4. מסבים תשומת לב - כאשר עובד מאחר יש לנהל איתו שיחת הבהרה חוזרת, על מנת שידע שאיחורים אינם מקובלים והשלכות על מקרים חוזרים.

   עם עובד טוב ניתן לקיים כמה שיחות, אך על העובד לדעת כי אתם עומדים מאחורי הדברים ו"האיומים" ימומשו.

5. מממשים את ההשלכות – שיחת אזהרה טרום שימוע, במקרים שחוזרים ונשנים ביצוע שימוע ואף פיטורים.

אז אחרי שאנחנו יודעים איך לטפל בעובדים מאחרים, נחזור למשחק הקטן שלנו.

כמה דייקתם? זכרתם את כל האיחורים? (תענו בכנות..)

קשה מאוד לעקוב אחר הנוכחות של העובדים רק על סמך הזיכרון.

על מנת לנהל בשוטף את הנוכחות, מנהל חייב מערכת שתתריע כאשר עובד לא החתים שעון בשעה שנקבעה לו, ולא רק כאשר עוברים על הדוח בסוף החודש.

ניהול נכון מאפשר לטפל במאחרים בזמן רלוונטי ולמנוע איחורים נוספים לאותו החודש.

בנוסף, כדאי שהמערכת שתהיה שקופה גם עבור העובדים, שגם להם תהיה גישה לראות את הדוח שלהם בכל רגע נתון וכך האיחורים יהיו יותר ממשיים עבורם.

שליטה בנוכחות העובדים שלכם וטיפול בבעיית האיחורים תביא שקט תעשייתי למקום העבודה ותוכלו להתרכז בניהול וקידום העסק ולא בבעיות משמעת.